FAQ externalisation et dématérialisation du courrier

Dématérialisation et externalisation

Quelle est la différence entre dématérialisation et externalisation?

La dématérialisation consiste à passer d’un processus papier vers un processus électronique. Par exemple, pour les factures clients, les entreprises vont progressivement envoyer leurs factures non plus en papier mais en électronique. Pour les factures fournisseurs, cela sous-entend de numériser les factures papier reçues pour les convertir en fichiers électroniques et automatiser leur processus de traitement.

L’externalisation consiste à demander à un tiers de traiter les documents pour le compte du client. Par exemple, dans le cas des factures clients, un client Neotouch va envoyer l’ensemble de ses fichiers de factures sur notre plateforme et, en fonction du format selon lequel il souhaite délivrer la facture client à son destinataire, la plateforme enverra la facture soit en papier, soit en électronique.

Peut-on combiner dématérialisation et externalisation ?

Oui, c’est d’ailleurs ce que propose la solution en ligne Neotouch.

Neotouch est une solution d’externalisation et nous accompagnons aussi nos clients dans leur transition vers la dématérialisation.

La dématérialisation nécessite-elle nécessairement une externalisation ?

Non. Certaines entreprises décident de mettre en place la dématérialisation de leurs flux en interne, sans externalisation.

Quels sont les avantages d’externaliser mes flux ?

Pour les envois en papier, le client n’a plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et de remettre en Poste ses envois. Pour lui, c’est un véritable gain de temps qui lui permet de focaliser ses équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce à Neotouch, le client bénéficie d’un tarif d’affranchissement en courrier industriel dès le 1er pli.

Meilleure traçabilité : le client peut suivre sur notre plateforme la liste de ses envois. Il peut aussi obtenir l’information des PND (Plis Non Distribuables). Pour les recommandés, il peut également sous-traiter à Neotouch la gestion des AR qui sont scannés et mis à disposition sur la plateforme. Dans le cas des recommandés, l’expéditeur peut apporter la preuve du contenu du recommandé qui est archivé en ligne pendant 3 ans, alors que cela lui est impossible dans le cadre d’un envoi papier manuel en interne. L’ensemble des envois peut être archivé au format électronique pour une période allant jusqu’à 11 ans, facilitant ainsi l’accès aux archives.

Transition électronique : les clients souhaitant progressivement passer du papier à l’électronique peuvent le faire aisément avec une seule et même plateforme qui gère cela pour eux.

En savoir plus sur les avantages de l’externalisation des flux de documents.

Quels sont les avantages de dématérialiser mes flux ?

Ce processus permet de gagner du temps (envoi et réception instantanés), d’avoir une traçabilité complète des documents envoyés et reçus, d’accélérer la validation plus rapide des factures…

Pour les factures fournisseurs, le client va pouvoir automatiser tout son processus de traitement de ses factures reçues au format papier ou électronique : capture automatique des données des factures, imputations comptables et analytiques automatisables, workflow pour tracer les approbations et archivage électronique pour retrouver plus rapidement les factures.

La relation client-fournisseur se trouve ainsi améliorée.

L’offre Neotouch

Quelle est la volumétrie minimum de documents à traiter pour utiliser la solution Neotouch ?

Il n’y a pas de volumétrie minimum.

Nous vous invitons à compléter notre formulaire de contact en ligne pour étudier votre besoin.

Proposez-vous la dématérialisation des factures entrantes ?

Oui. Notre offre Neotouch Facture fournisseurs permet de gérer la dématérialisation des factures entrantes : capture des données, contrôles métier, imputation, workflow de validation, intégration en comptabilité et archivage électronique.

Avec Neotouch, est-il possible d’adresser des factures papier à certains de nos clients et électroniques à d’autres ? 

Oui, avec Neotouch Facture, vous pouvez télécharger votre fichier de destinataires pour les factures clients dans lequel vous précisez le format souhaité pour chaque destinataire (papier ou électronique). En fonction du format souhaité, Neotouch adresse une facture papier ou électronique au client.

Archivage

Quelle est la réglementation concernant l'archivage des factures ?

Factures clients : l'ensemble de vos factures émises peuvent être archivées dans leur format électronique d'origine, même si la facture a été transmise au client au format papier.

Factures fournisseurs : les factures reçues au format papier doivent être conservées au format papier. Celles reçues au format électronique doivent être archivées dans ce format.

Combien de temps les documents sont-ils archivés avec la solution Neotouch ?

Par défaut, l’ensemble des envois transmis par Neotouch sont archivés pour une période de 2 mois. Les courriers recommandés sont archivés pendant 3 ans. Cependant, nos clients peuvent choisir d’étendre cette période d’archivage jusqu’à 11 ans.

Est-il possible d'intégrer l’archivage sur mon application métier ?

Oui, il est possible via un développement spécifique, de remonter un lien dans l’application métier qui pointe vers le document archivé dans Neotouch pour accéder directement à l’archive depuis l’application métier.

Suivi

Est-il possible de suivre l’envoi des recommandés électroniques, des factures électroniques et leur bonne réception ?

Oui. Le client dispose d’une traçabilité complète des envois et de leurs réceptions sur la plateforme Neotouch.

Comment se présentent les tableaux de bord ?

Les tableaux de bord se composent :

  • De compteurs
  • De graphiques

Ils sont entièrement personnalisables par utilisateur.

Paramétrages de l’offre

Quelles sont les différents modes de soumission d'envoi de documents proposés par l'offre Neotouch ?

Il existe plusieurs modes de soumission sur le service Neotouch :

  • Imprimante virtuelle : simple et rapide à installer, l'imprimante virtuelle permet de transmettre votre document à expéditer directement depuis votre logiciel bureautique sur notre portail Neotouch.
  • Règle hébergée : grâce à des développements spécifiques, nous optimisons l'envoi de vos documents depuis votre application métier. Nos équipes supports vous accompagnent pour rédiger avec vous le cahier des charges. 
  • Neotouch Manager :  téléchargez manuellement votre document depuis la plateforme Neotouch.

Dans tous les cas, notre usine se charge de l'impression, de la mise sous pli, de l'affranchissement et de la remise en Poste de vos courriers.

Budget/ Facturation

Combien coûte le service Neotouch ?

Nous vous invitons à faire une demande de contact ci-dessus pour que nous puissions vous proposer l’offre la mieux adaptée à vos flux.

Quelle est la différence entre votre offre et celle de vos concurrents ?

Neotouch propose une solution multi-canale complète, qui permet aussi bien d’envoyer des courriers que des recommandés, factures, fax, SMS ou e-mails, le tout depuis une seule et même plateforme. Par ailleurs cette solution vous permet non seulement de réaliser des envois papier et électroniques selon les attentes de vos destinataires mais aussi de gérer la réception de vos factures fournisseurs et de vos fax entrants. De plus, nous vous proposons des tableaux de bord entièrement personnalisables pour suivre au quotidien votre activité en temps réel.