Avec Neotouch Facture, Neopost accompagne D Medica dans la transition de ses factures clients du format papier vers l’électronique.

Rencontre avec M. Antoine Dethoor, Directeur Administratif et Financier de D Medica.

Bénéfices clients :

  • économies d’échelle
  • traçabilité et archivage des factures clients
  • transition numérique en adéquation avec la législation en vigueur


Quand la législation se transforme en opportunité
Depuis mi-2012, D Medica, société spécialisée dans les métiers du soin, s’interrogeait sur les performances de son processus de facturation. Elle utilisait un logiciel ERP depuis plus de 20 ans. Une remise en question qui a fait naître un constat sans appel : la solution utilisée n’était plus en adéquation avec les besoins et attentes de la société qui envoie 4 000 factures clients soit 27 000 pages par mois. Ces chiffres ont finalement poussé le prestataire du maintien à domicile d’origine toulousaine à se tourner vers une offre dématérialisée. « Nous appréhendions tous les mois l’étape de facturation puisque nous étions confrontés à de nombreux problèmes techniques (bourrage papier, utilisation des machines etc.). Par ailleurs, nous avions besoin de deux personnes en interne pour la mise sous pli et l’expédition. Anticipant la législation  qui pousse les entreprises à se tourner vers des solutions de dématérialisation, nous avons choisi de bouleverser nos habitudes et de nous tourner vers une solution numérique qui nous simplifie grandement la tâche », témoigne Antoine Dethoor, Directeur Administratif et financier de D Medica.

Le choix d’un partenaire qui privilégie la performance
Dans cette conjoncture, D Medica, entreprise présente via plusieurs agences sur l’ensemble du territoire français, a cherché un partenaire capable de relever ce défi et qui puisse répondre à une problématique complexe liée à la dématérialisation.
La facturation représente un véritable enjeu pour les entreprises et la moindre faille dans ce processus peut provoquer de lourdes conséquences financières. Il était donc primordial pour D Medica de faire appel à un prestataire spécialisé.

La solution Neotouch Facture de Neopost, qui propose un service clé en main permettant un passage progressif des envois papier vers des envois de factures électroniques, a fortement séduit D Medica du fait de sa pertinence et de sa simplicité de mise en œuvre. En effet, il suffit de transmettre automatiquement les documents au format électronique sur la plateforme Neotouch. Pour les envois de factures papier, Neotouch s’occupe de l’impression des documents, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en Poste. Pour les envois électroniques, Neotouch propose un envoi de PDF « simple » ou de PDF signé avec une signature électronique. La réception peut se faire soit en pièce jointe d’e-mail, soit via un espace web sécurisé. « Avant de choisir Neopost comme partenaire privilégié, nous avons consulté d’autres fournisseurs pour avoir une vision globale des offres proposées sur le marché. La solution en ligne Neotouch nous a particulièrement convaincu pour plusieurs raisons : la simplicité d’utilisation du portail partagé par toutes nos agences, les prix fixes, clairs et surtout non variables selon des données non maîtrisables. Par ailleurs, notre interlocuteur commercial Neopost, nous a accompagné tout au long du déploiement de la solution, ce qui a été très important pour nous qui aimons instaurer des relations de proximité et de confiance avec nos prestataires », confie Antoine Dethoor, Directeur Administratif et Financier de D Medica.

Des résultats probants et générateurs de valeur ajoutée
« Notre rôle est d’accompagner nos clients vers la transition numérique, enjeu décisif de ces prochaines années puisque les grands donneurs d’ordres et les pouvoirs publics incitent, voire obligent, leurs fournisseurs à passer à la facturation électronique d’ici 2020 (Ordonnance du 26 juin 2014). Il est donc primordial pour nous de les conseiller, afin que cette transition se passe en douceur et sans inquiétude. Nous avons ainsi été présents et disponibles pour D Medica tout au long du déploiement du service », explique Magali Kolnik, Chef de Produit Neotouch. « Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec Neopost. Depuis la mise en place de ce service, nous avons réalisé des économies tant en termes d’argent qu’en termes de ressources humaines. Même si aucun poste n’a été supprimé, les personnes dédiées en début de mois sur le processus de facturation ont pu se consacrer à d’autres tâches ayant une plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, nous bénéficions d’économies d’échelle concernant les tarifs d’affranchissement. Enfin, nous pouvons archiver nos factures en toute sécurité et leur consultation en ligne est immédiate», explique Antoine Dethoor, Directeur Administratif et financier de D Medica.