Comment adapter les processus de traitement des courriers sortants au rythme de croissance de l'activité ?

Comment adapter les processus de traitement des courriers sortants au rythme de croissance de l'activité ?

17/09/2018

Afin de répondre aux besoins de plus en plus nombreux de leurs clients, les entreprises en pleine croissance doivent adapter leurs activités. Pour répondre à un nombre croissant de commandes client, elles doivent augmenter leurs commandes fournisseur, agrandir leur espace de stockage, procéder à de nouveaux recrutements, ou encore adopter des solutions digitales pour automatiser et simplifier leurs processus manuels.

Les processus manuels : un frein à la croissance

Alors qu'elles sont en pleine croissance, de nombreuses entreprises ont tendance à utiliser des processus manuels qu'elles connaissent et maîtrisent, difficilement adaptables et moins efficaces. Chaque collaborateur dispose d'une capacité de travail limitée. Une augmentation de la production implique donc de recruter de nouvelles personnes. Les entreprises passent alors un temps précieux à réaliser des tâches manuelles au lieu de l'investir dans le développement de leurs activités.

Des processus de communication inefficaces peuvent affecter le développement de vos activités

Lorsqu'il s'agit de trouver la meilleure manière d'améliorer ses performances, une entreprise oublie souvent le rôle essentiel que joue la communication. En effet, communiquer de manière rapide et efficace avec l'ensemble des parties prenantes - clients, fournisseurs et partenaires - est un élément clé que vous devez prendre en compte si vous souhaitez développer vos activités. Un retard dans l'envoi des factures risque de rallonger le délai de paiement, et d'avoir ainsi une incidence sur le flux de trésorerie et sur les investissements permettant d'alimenter la croissance. Si les clients ne reçoivent pas leur courrier rapidement après avoir formulé une requête, ils risquent de ne pas être satisfaits et de se tourner vers la concurrence. Si les fournisseurs ne reçoivent pas de bon de commande, le stock peut atteindre un niveau critique qui affectera les ventes. Par conséquent, les communications sortantes doivent être envoyées dans les meilleurs délais afin d'assurer le bon déroulement et le développement des activités.

Expédier des lots de centaines ou de milliers de courriers depuis un seul poste de travail, en quelques clics

Les entreprises ayant adopté des solutions basées sur le Cloud, leur permettant d'envoyer des lots conséquents de courriers, pourront confier cette tâche à un collaborateur parmi d'autres missions. Depuis un tableau de bord unique, il peut charger les éléments à envoyer, et les lots sont transférés sur le site d'un fournisseur pour être traités et expédiés. Que le canal soit physique ou digital, le processus est entièrement externalisé et les entreprises ont la garantie que leurs courriers ou colis arriveront toujours à destination et ce, dans les meilleurs délais. Cette solution d'externalisation du courrier permet de libérer des ressources précieuses et évite ainsi de mobiliser des collaborateurs sur des tâches manuelles répétitives, pour qu'ils puissent se focaliser sur d'autres activités à valeur ajoutée.