Comment optimiser son temps en gérant le courrier sortant de manière efficace ?

Comment optimiser son temps en gérant le courrier sortant de manière efficace ?

13/08/2018

Aujourd'hui, les entreprises doivent communiquer avec un nombre croissant de parties prenantes. Qu'il s’agisse de clients, de fournisseurs, d'administrations fiscales ou encore d'organismes de réglementation, tous peuvent être contactés de façon régulière. Pour atteindre leur cible avec efficacité, les entreprises ne cessent d'utiliser de plus en plus de canaux de communication.

Pourquoi les processus manuels sont inefficaces

De nombreuses entreprises – en particulier celles de petite taille – ont tendance à trop se reposer sur des processus manuels pour gérer leur courrier sortant. D'un côté, les entreprises mettent sous pli, affranchissent et envoient leur courrier physique manuellement. De l'autre, elles traitent leurs communications digitales (par exemple, un e-mail) individuellement, en ajoutant en pièce jointe chaque document important séparément. 
Cette gestion des communications sortantes est loin d’être la plus efficace qui soit et ce, pour plusieurs raisons : 
• Cette méthode consomme beaucoup de ressources : le processus est particulièrement chronophage et exige souvent une équipe dédiée.
• Les préférences de l’entreprise prédominent : chaque partie prenante souhaite être contactée selon ses conditions, mais les processus manuels sont difficilement adaptables, ce qui est contraignant pour les clients qui n'ont pas vraiment leur mot à dire.
• Les délais de règlement se rallongent : le délai d'envoi des factures a un impact sur le délai de règlement. Si les factures mettent plusieurs jours à être envoyées, le règlement prendra plus de temps, voire du retard.
• Cette méthode est source d'erreurs : lorsqu’un collaborateur est sous pression et doit diffuser rapidement une communication, le risque d’erreur augmente. Envoyer la mauvaise information au mauvais destinataire peut nuire à la réputation d'une entreprise. 

Une communication multicanale fluide est synonyme de technologie

Adopter une stratégie de communication solide permet aux parties prenantes de décider de la manière dont elles souhaitent être contactées. Les préférences peuvent toutefois évoluer en fonction du courrier. Par conséquence, les entreprises doivent avoir la possibilité d'utiliser des canaux différents pour diffuser leurs messages. Pour ce faire, il est essentiel de disposer d'outils basés sur le cloud. 
Les solutions permettant d'automatiser la diffusion des communications offrent la possibilité à leurs utilisateurs de gérer des lots de courriers sortants avec des volumes variables, en quelques clics seulement. L’entreprise bénéficie ainsi d'une plus grande souplesse, et les courriers sont toujours communiqués selon la préférence du destinataire, ce qui réduit par ailleurs largement les interactions humaines. Le gain de temps et les économies de ressources sont considérables, et le bon déroulement de l’acheminement des courriers est garanti. 
Le gain de temps réalisé sur la distribution du courrier permet aux entreprises de se focaliser davantage sur la personnalisation du courrier sortant. Conséquences ? Le taux de satisfaction et d’engagement des clients augmente et la perte de clientèle est ainsi minimisée. 
Enfin, les entreprises qui diffusent des communications multicanales de façon fluide auprès d’un maximum de points de contact verront leurs revenus augmenter. Lorsqu'ils se sentent valorisés et écoutés, les clients sont plus enclins à réagir, ce qui favorise une relation de confiance sur le long terme, favorable à toutes les parties concernées.