Devez-vous internaliser ou externaliser la gestion de votre courrier ?

Devez-vous internaliser ou externaliser la gestion de votre courrier ?

10/08/2016

La superficie de la salle courrier d’une entreprise dépend de l’importance de ses flux de courrier et de colis. Il convient toutefois de rappeler que les entreprises ont la possibilité d’internaliser ou d’externaliser leurs opérations. 

Investir dans une salle courrier

Il incombe à chaque entreprise d’évaluer l’importance de son courrier et de ses colis et de définir quel type d’investissement elle souhaite réaliser en interne pour créer une salle courrier. Certaines entreprises préfèrent externaliser pour des questions de coûts, ou tout simplement parce qu’elles n’ont pas les compétences pour gérer une salle courrier.

Différents types de courrier et de colis

La décision d’internaliser ou d’externaliser la gestion du courrier dépend en grande partie des types de courriers et de colis que vous envoyez et de leur niveau de standardisation. L’externalisation est la solution idéale si vous expédiez d’importants volumes de courrier standard. En revanche, si la gestion de votre courrier inclut des tâches spécifiques ou communes à plusieurs services de l’entreprise, avec des besoins propres à chacun (brochures marketing, factures, rapports annuel, etc.), une solution interne dédiée est préférable.

L’internalisation vous permet de mieux contrôler la gestion de vos communications client et de profiter des nouvelles technologies pour salle courrier actuellement disponibles.

Volumes importants de courriers

Vous pouvez également n’avoir qu’une seule tâche à gérer, par exemple un événement ponctuel nécessitant l’envoi d’une lettre marketing à 20 000 clients ou prospects. Dans ce cas, la lettre est identique, seule l’adresse doit être personnalisée. Ici, l’externalisation est avantageuse, car cette tâche peut être gérée à bas coût.

Les fondamentaux d’une entreprise

Pour réussir, une entreprise doit :

  • Attirer de nouveaux clients ou membres
  • Renforcer la fidélité des clients/membres
  • Améliorer ses performances financières ou ses revenus
  • Réduire ses coûts en améliorant son efficacité opérationnelle

Avant d’investir dans des solutions de salle courrier

Avant d’investir dans des solutions de salle courrier, les entreprises doivent se demander quel type de retour sur investissement elles recherchent. Les petites entreprises peuvent privilégier davantage l’aspect pratique. Toutefois, la plupart des gens recherchent le même niveau de retour sur investissement. Il existe des solutions extrêmement abordables sur le marché actuellement. 

Des solutions de courrier intuitives pour les PME

La facilité de mise en œuvre est un autre aspect important pour les PME. Avant d’investir, elles doivent donc s’assurer que les solutions qu’elles prévoient d’acheter sont conçues pour être utilisées par plusieurs opérateurs au sein d’une entreprise. Elles ne veulent pas avoir à former des salariés à l’utilisation de ces solutions. Ces dernières doivent être intuitives et faciles à gérer si les opérations postales comportent plusieurs tâches.

Expertise dans les processus de salle de courrier

Des services de conseils complets et compétents sont un facteur de réussite pour une salle courrier. Ils couvrent les aspects technique, logistique et stratégique et doivent être assurés par une personne qui connaît très bien le marché, les solutions et les processus de salle courrier. Avant d’investir dans des solutions de salle courrier, les entreprises doivent se demander comment elles peuvent développer leur potentiel commercial. Elles doivent également examiner dans quelle mesure les services numériques peuvent les aider à développer leur activité au fil des années.