Gagnez du temps sur l’envoi de vos documents 

Gagnez du temps sur l’envoi de vos documents 

20/03/2018

Bien communiquer avec vos parties prenantes est essentielle à votre activité. Qu’il s’agisse d’envoyer des factures aux clients, des commandes aux fournisseurs ou de la documentation marketing aux consommateurs, la rapidité et la qualité de votre communication influencent directement vos ventes, vos relations avec ces différentes parties prenantes et votre réputation.
 

Répondre manuellement aux demandes de chacun prend du temps

Chaque partie prenante souhaite recevoir son courrier d’une manière différente.
Fonctionnement du destinataire, contenu du message, sensibilité de l'information, autant de facteurs qui influencent le choix du canal à privilégier. Cela signifie que chaque document à créer et à envoyer comporte des exigences particulières, propres à chaque client. Les entreprises ont donc besoin de trouver une méthode efficace leur permettant de respecter ces exigences.
 
Pour autant, nombreuses sont celles qui continuent de gérer leurs processus manuellement. Les données sont entrées de façon manuelle dans les systèmes - parfois à plusieurs reprises - avant que chaque document ne soit créé, adressé et envoyé par email.
Dans le cas de courriers physiques, les documents doivent être imprimés, mis sous pli et affranchis, avant d’être acheminés au bureau de poste.
Ces tâches prennent du temps.  

En cas de retard dans la réalisation de ces tâches, vous rallongez le délai de livraison du document et par conséquent, le temps de réponse du destinataire.
Par exemple, même si créer et envoyer une facture ne prend en soi que quelques jours, ce délai retardera tout de même son règlement. Gérer vos processus manuellement a des répercussions sur le reste de votre activité.  
 

Le Cloud ou comment livrer vos documents en quelques clics

Lorsque le volume de courriers sortants augmente, la gestion manuelle devient vite inadaptée et consomme trop de ressources. Les entreprises consacrent tellement de temps à la création et l’envoi de documents qu’elles ne peuvent pas se concentrer sur l’essentiel : servir leurs clients.   
Le Cloud propose une alternative aux solutions de gestion traditionnelles.
Grâce au Cloud, les entreprises peuvent automatiser et externaliser l’envoi de documents, par voie papier ou numérique. L'ensemble du processus se fait alors en quelques clics et permet d'éliminer de nombreux problèmes d'inefficacité inhérents à l’envoi des communications.  
Si les destinataires optent pour la digitalisation de leur courrier, ils le reçoivent de manière rapide et précise. Mais s’ils préfèrent l’envoi physique de leur courrier, l’impression, le tri, la mise sous pli et la livraison sont externalisés. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur le développement de leur activité.  

Les avantages d’un outil de diffusion de documents basé sur le Cloud : 

  • Vous n’avez plus à créer de documents manuellement ni à faire la queue au bureau de poste : le processus est entièrement automatisé et externalisé.
  • Vous pouvez concentrer vos ressources sur l’essentiel : le service client et le développement de votre activité.
  • Vous maîtrisez mieux les coûts d’affranchissement et évitez les mauvaises surprises.
  • Vous contrôlez l’ensemble du processus de traitement des courriers sortants grâce à une plateforme intuitive.
  • Vous pouvez accélérer la transformation digitale de votre entreprise.