PME : comment réduire les coûts en gérant le courrier différemment ?

14/06/2016

La gestion des coûts est un aspect essentiel de la vie quotidienne des entreprises. Les petites entreprises qui démarrent, notamment, peuvent avoir des difficultés à respecter leur budget et maîtriser leurs dépenses. Il est donc impératif que les start-up prennent dès le départ des mesures pour optimiser leurs processus métier et réaliser des économies qu'elles pourront investir dans le développement de leur activité.

Le domaine des communications est souvent négligé, mais peut permettre de générer de réelles économies s'il est géré efficacement. La prolifération des canaux de communication peut être jugée effrayante et complexe pour les nouvelles entreprises. En revanche, celles qui réalisent les investissements nécessaires seront non seulement plus aptes à répondre à la demande des clients, et pourront également réduire leurs dépenses en communication client. Elles peuvent, par exemple, remplacer le courrier physique par le courrier électronique pour certains messages (ou certains clients) ou numériser le courrier d'arrivée afin de réduire l'espace occupé par les armoires de classement. La gestion de la distribution du courrier physique et électronique dans le cadre d'un workflow unifié peut remédier à de nombreuses difficultés pratiques liées aux communications client multicanaux, et permettre ainsi aux nouvelles entreprises de réduire leurs coûts grâce à la substitution numérique.

Réduction des coûts de stockage et d'inventaire du courrier

Une stratégie de communication client doit prendre en compte les coûts de stockage et d'inventaire des éléments envoyés (enveloppes, papier à en-tête, documents, formulaires, brochures, etc.) et reçus par l'entreprise. La substitution numérique réduira sensiblement les coûts papier. En revanche, aucune entreprise ne peut supprimer définitivement le courrier physique et, à l'époque des communications multicanaux axées client, elles sont peu nombreuses à le vouloir.

Dans tout bureau, vous trouverez des armoires et des meubles de classement remplis de papiers, de formulaires préimprimés et de brochures. La tendance veut que l'on considère les stocks comme des dépenses inévitables, mais il n'est plus nécessaire d'investir de l'argent dans des documents qui peuvent devenir obsolètes avant même d'être utilisés. Grâce à des solutions de gestion des impressions, les start-up peuvent créer et utiliser des modèles électroniques en lieu et place des formulaires préimprimés. De plus, les technologies d'impression numérique à la demande réduisent, et dans certains cas suppriment, les besoins de stocks de documents pré-imprimés.

La réduction des stocks de papiers préimprimés et de documents marketing permet également de libérer de l'espace de rangement. Votre mode de réception des communications client, notamment le courrier d'arrivée, peut alors modifier la taille du bureau requis. En effet, au lieu d'ouvrir la boîte aux lettres et de distribuer le courrier physique, les entreprises peuvent numériser le courrier au point d'entrée et l'acheminer par voie électronique. Une méthode qui présente de nombreux avantages, notamment une réduction sensible du volume de dossiers.

L'importance de la précision des adresses

Le budget dépensé dans des envois inutiles, mal acheminés, mal planifiés ou en double exemplaire constitue un autre coût de communication caché. Au Royaume-Uni, la production et l'envoi d'un document coûte de 0.40 à 0.75 ct d'euros pour les plus gros expéditeurs de courrier, et souvent plus pour les petites entreprises. Le fait de savoir quand et comment chaque client préfère être contacté permet d'opter, le cas échéant, pour la facturation numérique qui peut générer d'importantes économies.

Les envois de documents à des adresses incomplètes, inexactes ou obsolètes peuvent également entraîner des dépenses inutiles. Au Royaume-Uni, cela peut conduire à un refus de rabais postaux de la part de Royal Mail, nuire à la réputation de votre entreprise et engendrer un surplus de travail pour le personnel chargé de gérer les réclamations des clients ou de traiter le courrier retourné. Fait inquiétant, des études indiquent que 25 % des adresses détenues par les petites entreprises sont incomplètes ou erronées. En mettant en place des outils qui valident les adresses et vérifient l'exactitude des coordonnées des contacts, les entreprises peuvent régulièrement faire des économies.

Le risque d'erreur humaine est une autre préoccupation majeure des petites entreprises. En effet, de nombreuses entreprises traitent toujours leur courrier manuellement, ce qui alourdit considérablement le coût total des communications. Les opérations manuelles, qu'il s'agisse de la collation des documents ou de l'ouverture, du tri et de la distribution du courrier, peuvent être améliorées grâce à l'automatisation. Outre le fait d'accroître la productivité, l'automatisation contribue à réaliser des économies en réduisant les coûts de main-d’œuvre et les risques d'erreur et de perte.

Une stratégie de communication réussie permettra non seulement de réduire les coûts de communication, mais aussi d'améliorer la trésorerie en abaissant les coûts de main-d'œuvre et en accélérant les processus métier et le paiement des frais d'affranchissement dus. Enfin, certaines start-up peuvent être réticentes à investir dans des outils visant à optimiser leur stratégie de communication du fait de leur coût et de leur complexité qu'elles jugent élevés, mais en optant systématiquement pour des processus manuels, elles laissent passer de nombreuses opportunités de réduire leurs coûts.