Pourquoi est-il indispensable d’avoir une GED pour gérer ses documents ?

Pourquoi est-il indispensable d’avoir une GED pour gérer ses documents ?

26/02/2019

Perte de documents, temps passé à rechercher un fichier, difficultés à travailler à plusieurs sur un même support… Un employé de bureau passe plus de 50 mn par jour à rechercher des informations relatives à son cœur de métier[1]. La gestion de l’information est donc au cœur de l’efficacité de l’entreprise. La Gestion Électronique de Documents (GED) apporte des solutions afin de l’optimiser.

 

Essentielle à cette transformation numérique menée par 68 % des entreprises[2], le recours à une solution de GED permet d’améliorer l’accès à l’information et simplifier le travail via un ensemble d’outils et méthodes. Sa mise en place passe par plusieurs actions :

  • Numériser : il faut d’abord commencer par numériser les documents papier afin de les intégrer à la solution. Cette dernière doit vous permettre de centraliser ceux créés au sein du système GED ainsi que les versions numériques de vos documents papier.
  • Indexer : pour permettre une recherche efficace, chaque fichier se voit attribuer diverses informations (titre, auteur, date de création, type de fichier, mots-clés…).
  • Stocker et archiver : ils doivent ensuite être stockés sur un support adapté à leur volume pour y accéder rapidement. À cet élément s’ajoute l’archivage, notamment pour les documents devant être légalement conservés mais aussi pour épurer régulièrement l’espace de stockage, selon les règles de durée de conservation attachées à chaque fichier.
  • Diffuser : les solutions de GED s’intègrent au workflow de l’entreprise et permettent de déterminer les règles de diffusion et consultation de chaque document.

 

Les 5 atouts de la Gestion Électronique de Documents

Cette organisation des informations amène plusieurs bénéfices pour l’entreprise et ses collaborateurs.

1. Plus d’efficacité

45 % des collaborateurs perdent du temps lors de la recherche d’informations ou de documents. Ils consacreraient 30 % de leur temps de travail[3] à cette tâche sans valeur ajoutée, tandis que 83 % des collaborateurs sont amenés à recréer des documents perdus. En centralisant et qualifiant précisément ces documents, la GED simplifie le travail au quotidien et rend accessible facilement et rapidement les fichiers utiles, dans une version à jour. 96 % des collaborateurs ont en effet des difficultés à retrouver la version la plus récente.

2. Faire des économies

Alors que 66 % des entreprises ont lancé des initiatives pour réduire leur consommation de papier, la GED apporte de nouvelles opportunités[4]. En numérisant les documents papier et passant au tout numérique, l’entreprise peut non seulement réduire ses volumes de stockage de documents papier (et donc gagner de la place) mais aussi ses coûts liés aux consommables (encre, papier…).

3. Partage d’information

Un document est imprimé 19 fois en moyenne, en plusieurs versions distinctes au sein des différents services de l'entreprise. Pour éviter cette multiplication d’impressions, le stockage de tous vos documents au même endroit peut être une solution. La communication interne est ainsi facilitée, chacun travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main.

4. Plus de sécurité

46 % des entreprises pensent que le papier représente le plus gros risque de fuite d’informations[5]. En supprimant le besoin d’imprimer, la GED participe à réduire cette menace. Elle offre par ailleurs une sécurité accrue puisque la consultation et modification des documents numériques sont limitées par des droits d’accès. L’accès aux informations sensibles est ainsi mieux contrôlé.

5. Travailler en mobilité

Les informations étant dématérialisées, tous les collaborateurs peuvent y accéder depuis un smartphone, leur ordinateur ou une tablette, dans et en dehors de l’entreprise, de manière simultanée et sécurisée. La GED est par ailleurs liée aux autres outils métier, et s’intègre donc au workflow de l’entreprise.

La mise en place d’une GED intervient dans un contexte global de transformation des usages au sein de l’entreprise. Être bien accompagné dans son choix et son déploiement offre des garanties d’efficacité et pérennité indispensables pour avoir un retour sur investissement satisfaisant.

 
[1] Source : AIIM, l'Association Américaine du Management de l'Information
[2] Source: IDC 06/17
[3] Source IDC
[4] Source IDC
[5] Source: AIIM/M-Files