Pourquoi est-il plus intéressant, pour l’ensemble des besoins des entreprises, de gérer les communications professionnelles via une plateforme unique?

Pourquoi est-il plus intéressant, pour l’ensemble des besoins des entreprises, de gérer les communications professionnelles via une plateforme unique?

23/02/2018

À mesure que les entreprises se développent, répondre à l'ensemble des besoins de l’organisation nécessite une réévaluation, voire peut-être un renouvellement complet, des processus internes.

Changer les processus peut s’avérer être une tâche complexe, notamment lorsque les collaborateurs sont habitués et attachés à utiliser d'anciennes méthodes. Les processus existants ne peuvent pas faire face aux demandes croissantes, ce qui n'est pas sans créer des difficultés. Les entreprises finissent ainsi par avoir des points faibles et ne sont plus à la hauteur des attentes de leurs clients, ce qui a un impact négatif sur la réputation et les ventes

Communication et message fragmentés 

Les entreprises ont tendance à utiliser plusieurs outils pour envoyer du courrier via différents canaux (lettres papier, e-mails, SMS, etc.), mais le manque d’intégration crée une fragmentation. Les clients reçoivent le même message via un ou plusieurs canaux au format souhaité. Ce type de gestion est non seulement un frein à la fidélisation des clients, mais représente aussi une perte d'argent et d'énergie.

En utilisant plusieurs outils, les collaborateurs doivent aussi revenir à des processus manuels. Lorsqu'ils doivent saisir des données à plusieurs reprises pour produire des lettres de différents formats, la probabilité qu'ils ont de commettre une erreur augmente. Si les documents sont envoyés aux mauvais destinataires, les entreprises s’exposent de ce fait à des amendes. 

Une plateforme unique de communication basée sur le Cloud pour unifier l'ensemble des canaux de distribution 

Afin de garantir que chaque courrier diffuse le bon message, au bon format et au bon destinataire, les entreprises devraient adopter des outils leur permettant de centraliser l'ensemble des canaux disponibles. Cette méthode permet ainsi de gérer plus facilement les communications et aide les utilisateurs à répondre à ces quatre objectifs principaux : 

  1. Assurer la croissance des revenus : Ce type d’outils permet de simplifier la personnalisation du courrier. Chaque lettre peut ainsi devenir une source de revenus. Les communications sont également plus ciblées et transmettent un message propre à chaque destinataire. Grâce à des flux de travail automatisés, il est possible d'assurer un meilleur contrôle des ressources
  2. Améliorer la fidélisation client : En personnalisant ses communications, l'entreprise prend réellement en compte les exigences du client et lui donne l'impression d'être spécial. L'entreprise crée ainsi des relations durables et fidélise sa clientèle. 
  3. Réduire les risques : Les outils de communication basés sur le Cloud assurent une livraison du courrier au bon destinataire, ce qui permet ainsi d’éviter les amendes pour avoir dévoilé accidentellement des informations sensibles. Par ailleurs, les documents sont scannés et archivés automatiquement dans le Cloud, afin de générer des rapports d'audit numériques complets, auxquels l'on peut accéder facilement
  4. Maîtriser l’augmentation des dépenses : En automatisant la préparation et l’envoi du courrier, les entreprises réduisent les dépenses inutiles. Les lettres papier ne sont plus imprimées, affranchies et stockées inutilement, car elles sont de plus en plus envoyées au format numérique. Les entreprises réduisent également leurs coûts informatiques, car elles ne paient plus pour chaque solution utilisée en fonction du type de canal (et ce, même pour traiter les communications envoyées depuis plusieurs sites).