Quels processus indispensables devriez-vous externaliser ?

Quels processus indispensables devriez-vous externaliser ?

22/10/2018

Lorsque votre entreprise est en pleine croissance, il devient de plus en plus difficile de gérer les activités de support. L’externalisation de ces tâches permet de libérer du temps et de mieux se focaliser sur les clients et les prospects. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de gérer elles-mêmes le courrier sortant, une tâche fastidieuse et coûteuse. Entre autres avantages, l’externalisation permet d’accélérer le processus d’expédition des courriers, favorise une meilleure gestion de la trésorerie et contribue au développement commercial de l’entreprise.

La gestion des courriers physiques peut s'avérer particulièrement chronophage lorsqu'on pense à toutes les tâches qu'elle implique : création, impression, compilation, pliage, insertion dans une enveloppe, adressage et dépôt au bureau de poste. Parallèlement, la gestion des communications digitales, comme les e-mails par exemple, est tout aussi fastidieuse. L’externalisation de la gestion des courriers physiques et numériques représente un gain de temps et d’argent. Pour programmer leur envoi, il vous suffit de charger les documents sur une plateforme en ligne. Une fois le canal de communication choisi, qu'il s'agisse du courrier papier ou de l’e-mail, un site de production prend le relais : impression, mise sous pli, affranchissement et expédition.

Une meilleure gestion de la trésorerie

Prenons comme exemple les factures. Elles sont souvent produites par lot et envoyées au même moment. Chaque mois, beaucoup de temps et d’efforts sont consacrés à cette tâche. Pourtant, si les factures étaient générées et expédiées dès la livraison des biens ou des services fournis, l’entreprise pourrait recevoir plus rapidement les paiements correspondants. Plus pratique pour l’archivage électronique et moins encombrant, l'envoi des factures par voie digitale permet également de réduire le délai de règlement. En externalisant ou en dématérialisant l’envoi des factures dès leur création, les équipes passeraient alors beaucoup moins de temps sur la facturation.

Développement commercial

Les clients n’aiment pas attendre. Lorsqu’un client ou un prospect émet une requête, elle doit être traitée aussi rapidement que possible. Qu'il s'agisse de fournir une information, un devis ou une brochure commerciale, plus le client ou prospect le recevra rapidement, plus il sera enclin à vous accorder de l’intérêt. Si vous attendez trop pour lui répondre, vos concurrents s’en chargeront à votre place et remporteront peut-être cette opportunité commerciale.
Il en va de même pour la facturation. Si vous pouvez créer et envoyer une communication rapidement après la demande, en passant par un centre de production externe, vos chances de développer votre activité augmentent. La gestion externalisée du courrier sortant est un moyen efficace et flexible d’expédier des communications par voie papier et digitale, et ce, pour gagner du temps et améliorer la satisfaction de vos clients. L’externalisation des processus représente un avantage clé pour l’ensemble des activités d'une entreprise.