Traitement du courrier : un besoin croissant de solutions qui garantissent un haut niveau d'intégrité

Traitement du courrier : un besoin croissant de solutions qui garantissent un haut niveau d'intégrité

27/07/2016

Par le passé, envoyer le mauvais document à un client n'était pas bon pour les affaires. Aujourd'hui, c'est souvent considéré comme une violation de la loi si des données personnelles d'un client arrivent chez un tiers. Cette tendance croissante à la conformité a fait naître des besoins en intégrité et en transparence. Comme Jannes Wiggerink, Responsable marketing stratégique chez Neopost, l'explique : « Cela exige la capacité à suivre chaque courrier individuel dans le système, feuille par feuille. »

Comment assurer l'intégrité des documents

Afin de respecter l'intégrité d'un document lors du processus complet de traitement du courrier, nous devons pouvoir comprendre les capacités de chaque système de pliage et d'insertion, dans le but de garantir le bon assemblage d'un document, la fiabilité de ce processus d'assemblage et la prise en compte des diverses variations dans l'assemblage. Kelly McManus, Directeur national des ventes pour la production du courrier chez Neopost USA, confirme que « les entreprises doivent aujourd'hui être en mesure de vérifier que tout ce qui doit sortir sort effectivement, et dans la bonne enveloppe. Elles doivent en outre être capables de garder une trace de chaque page de chaque ensemble de documents envoyé. »

Prenons l'exemple d'un centre médical envoyant de la correspondance à des patients. Il peut avoir à envoyer une lettre à un ancien combattant pour lui signaler qu'il doit venir au centre pour un traitement. Cela peut être un courrier de rendez-vous demandant à une personne de venir un jour précis, à une heure précise, pour une opération. S'il s'agit d'une opération du genou, le centre devra envoyer un formulaire spécifique indiquant au patient ce qu'il doit faire avant l'opération du genou. Mais si l'ancien combattant doit subir une opération de l'œil, il aura besoin d'instructions différentes. C'est pourquoi la préparation correcte du document et le bon système de traitement du courrier doivent être en place, de sorte que l'ancien combattant reçoive le bon courrier et les bonnes instructions avant son opération.

Des logiciels pour un traitement efficace du courrier

Des logiciels efficaces de préparation de documents existent de nos jours, permettant aux utilisateurs de définir quels documents doivent aller dans quel support de communication. Ils peuvent trier et assembler des documents afin d'éviter l'envoi de plusieurs exemplaires à un même destinataire et ils sécurisent le contenu de chaque support de communication. De plus, une solution flexible peut être intégrée aux plieuses-inséreuses pour associer électroniquement chaque courrier à un fichier de données courrier, permettant de garantir une vérification complète en « boucle fermée » (du début à la fin de l'opération). Une sécurité totale est essentielle pour l'intégrité du courrier et une plieuse-inséreuse qui dispose du bon système d'exploitation peut garantir l'absence de documents en double, l'enregistrement de chaque document en entrée et pendant tout le processus, jusqu'à l'insertion dans une enveloppe et le dépôt sur l'empileur en sortie.

Le rôle des données dans la préparation du courrier

Ce qu'il faut retenir, c'est que tout est lié à la façon dont les données sont produites. Comme Theo Theodorou, Responsable développement à l'exportation pour Neopost, l'explique : « Les entreprises veulent être sûres de disposer des bons contrôles d'intégrité sur l'ensemble du processus de préparation du courrier. Elles veulent également être en mesure de revoir la fin du processus et de vérifier que ce qui a été produit correspond bien aux données préparées au départ. »

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