Votre entreprise interagit-elle en toute sérénité avec ses clients ?

Votre entreprise interagit-elle en toute sérénité avec ses clients ?

20/11/2018

Pour les consommateurs et les entreprises d'aujourd'hui, le choix est la pierre angulaire du service client, notamment lorsqu'il s'agit de définir des techniques de communication. Avant, le téléphone et le courrier papier étaient les principaux moyens de communication utilisés. Désormais, les consommateurs optent de plus en plus pour les achats et le paiement en ligne, et communiquent avec les entreprises par e-mail ou via les réseaux sociaux. Cette tendance se confirme dans les relations entre entreprises, des relations qui, d'ailleurs, ne cessent de se digitaliser. 

Prenons l'exemple de la facturation. Pour de nombreuses entreprises, la facturation électronique s'avère pratique, notamment parce que le papier laisse place au numérique. Elle permet également aux services de partager plus facilement l'information et de réduire ainsi les délais de validation. Grâce à la facturation électronique, la gestion de processus connexes, tels que les paiements électroniques, est aussi optimisée.  

Cette approche convient parfaitement aux méthodes de travail de certains clients. Les entreprises qui proposent la facturation électronique permettent aux clients de gagner du temps, de se décharger d’éventuelles tâches administratives fastidieuses occasionnées par les demandes de validation, et de simplifier leurs processus. Par ailleurs, grâce au numérique, les clients voient leur productivité s'améliorer et évitent ainsi tout stress dans leurs opérations.   

Un large choix de canaux de communication 

Pour autant, utiliser exclusivement le numérique pour communiquer n’est pas souhaitable. L’approche idéale consiste à donner aux clients la possibilité de choisir leur mode de communication. Cela signifie par exemple opter pour la facturation électronique et l’envoi des devis par courriel, tout en privilégiant l'envoi papier pour des brochures et le suivi des commandes par téléphone.    

Donner le choix aux clients suppose de s’adapter à leurs préférences de communication - et non le contraire. Les clients peuvent intégrer plus facilement leurs interactions qu'ils ont avec votre entreprise à leur méthode de travail ou à leurs habitudes de consommation ; afin notamment de réduire les opérations doublons et d’être plus efficaces. Plus vous éviterez le stress dans vos échanges avec les clients, plus ils pourront gérer leurs activités de façon fluide et homogène.  

Lorsque les processus de communication se sont multipliés au fil du temps et se sont fortement ancrés dans la vie de l'entreprise, atteindre ce niveau de flexibilité devient difficile. Toutefois, la transition peut s'avérer plus simple que vous ne le pensez. En centralisant vos communications et en utilisant un logiciel de gestion du courrier sortant pour gérer les différents canaux de communication, vous gagnez en efficacité et réduisez le nombre d'erreurs.  

Gagner davantage de temps en externalisant la distribution du courrier sortant  

Plus flexible, l'externalisation de la gestion du courrier est réalisée par le biais d’un portail web, grâce à une fonction sécurisée de traitement du courrier, qui est informée des messages à envoyer et des destinataires et canaux à utiliser. Ainsi, vous économisez le temps que vous auriez passé à imprimer des documents, à mettre sous pli, à affranchir ou à regrouper des courriels individuels, tout en assurant la livraison rapide et sécurisée de l'ensemble de vos communications.