Votre entreprise respecte-t-elle les réglementations en matière de facturation électronique ?

Votre entreprise respecte-t-elle les réglementations en matière de facturation électronique ?

13/02/2018

La facturation électronique (ou facturation dématérialisée) permet de gagner en efficacité et d’améliorer la productivité tout en réduisant les coûts. Que ce soit dans le secteur privé ou dans le service public, les atouts de ce mode de facturation en termes de temps et d’économies sont évidents. Mais les entreprises sont parfois réticentes, car la normalisation est insuffisante.

Aux quatre coins du monde, plusieurs initiatives ont été mises en place pour tenter de faciliter cette transition. Sans surprise, la facturation dématérialisée a commencé à être imposée aux fournisseurs (ou fournisseurs potentiels) du secteur public dans de nombreux pays. Cette seule catégorie représente un marché non négligeable. Selon la Commission européenne, l’adoption de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics dans l’ensemble de l’Union européenne pourrait générer jusqu'à 2,3 milliards d'euros d’économies.

Ce changement applicable aux marchés publics constitue le premier pas vers une dématérialisation généralisée des factures. Les efforts de normalisation entrepris rassurent les entreprises. La transition progressive vers la facturation électronique devrait faciliter leur expansion internationale et leurs échanges transfrontaliers.

Les directives à connaître concernant la facturation électronique 

Pour atteindre l'objectif de dématérialisation, des lignes directrices et des directives dans l’UE et les pays scandinaves accompagnent les entreprises dans la normalisation de la facturation électronique :

  • Union européenne – La Directive 2014/55/UE vise à faciliter et à encourager l’utilisation de la facturation électronique pour les contrats dans le cadre des marchés publics. Elle a pour objectif de régler les problématiques liées à la compatibilité des systèmes de facturation électronique au sein de l’UE, et de normaliser la facturation électronique pour que les entreprises des différents États membres puissent émettre et régler les factures facilement.
  • France – depuis le début de l’année, les grandes entreprises sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les travaux et services livrés à l'État et aux collectivités territoriales et locales. Les plus petites entreprises devront suivre leur exemple d’ici 2020.
  • Pays scandinavesLa plateforme de facturation électronique du Danemark est en service depuis de nombreuses années. Ce système est semblable aux lignes directrices mises en place par PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online – marchés publics paneuropéens en ligne). En Norvège, les spécifications techniques définies par PEPPOL s’appliquent également pour la facturation des fournisseurs du secteur public (B2G). En Suède (où la facturation électronique est obligatoire pour les services gouvernementaux), PEPPOL a pour objectif à long terme de faciliter le commerce électronique transfrontalier.
  • Un descriptif complet de la législation de chaque État membre peut être consulté ici.

Les atouts de la facturation électronique : réduire les coûts, améliorer l’efficacité et la productivité et réduire les délais de paiement

Nous prévoyons prochainement une augmentation des initiatives visant à accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leur facturation. Les entreprises qui adoptent les factures électroniques devraient observer de nettes améliorations en comparaison des processus manuels de facturation papier, notamment en termes de :

  • maximisation de l’efficacité – les factures électroniques sont générées et envoyées par voie numérique, évitant de multiples traitements manuels qui représentent une perte de temps et augmentent le risque d’erreurs. Par ailleurs, les documents peuvent être approuvés sans impression grâce aux signatures électroniques.
  • amélioration de la productivité – le suivi des factures électroniques est simple, et des notifications permettent de confirmer l’envoi, la destination et la bonne réception des documents. Cette sécurité réduit le besoin de vérifications, et le stockage des fichiers numériques facilite considérablement la récupération des documents.
  • accélération du paiement des factures – plus le processus de facturation est rapide, plus le client paie vite. De plus, lorsque la facturation électronique est reliée à d’autres applications professionnelles comme l’émission de devis, il est bien plus simple d’émettre les factures dès la livraison d’un projet. Dès lors qu’il n’est pas nécessaire de respecter un cycle de facturation mensuelle, les paiements peuvent être effectués plus rapidement
  • réduction des coûts – en gagnant du temps, les entreprises gagnent également de l’argent. Par ailleurs, la suppression des coûts d’expédition permet une baisse immédiate des frais opérationnels. On estime que les économies moyennes réalisées en passant des factures papier aux factures électroniques s’élèvent à 6,60 € pour l’émetteur et 11,20 € pour l’acheteur.

 

Dématérialisation de la facturation

En disposant d’une solution de facturation électronique adaptée, les entreprises peuvent créer des documents personnalisés par voie numérique, et les envoyer automatiquement selon les préférences et les canaux de communications privilégiés par chaque client.

Un portail en ligne permet de gagner du temps en prenant en charge la préparation et la distribution des factures, car celles-ci sont émises et réglées plus rapidement. Cela ne signifie pas pour autant que toutes les factures doivent impérativement être envoyées au format électronique. Vous pouvez laisser à vos clients la possibilité de décider s’ils préfèrent un courrier ou un e-mail, et enregistrez leur choix.