Votre volume de courriers sortants augmente : comment gérer cette évolution ?

Votre volume de courriers sortants augmente : comment gérer cette évolution ?

20/08/2018

Au fil de l’année, le volume de courriers qu'une entreprise doit expédier peut fluctuer de manière considérable.Cette fluctuation peut s'expliquer par des facteurs saisonniers, un recrutement ou une évolution soudaine de l’activité. Quelle que soit la raison, les entreprises ont besoin de pouvoir modifier rapidement leurs processus afin de garantir le bon envoi de leurs correspondances en temps et en heure.  

Gérer un volume important de courriers sortants est simple... en apparence

Si les volumes de courriers sortants n’évoluaient pas au cours de l’année, il serait facile pour les entreprises de mettre en place des processus de gestion adaptés. La plupart des entreprises s'appuyant sur des processus manuels, un ou plusieurs collaborateurs peuvent avoir pour mission de vérifier que chaque courrier soit envoyé de la manière la plus efficace, au bon destinataire. Adoptée par de nombreuses petites entreprises, cette approche peut sembler facile au premier abord, mais elle s'avère inefficace pour plusieurs raisons. 
Tout d'abord, les volumes de courriers évoluent sans cesse. Un incident pourrait se produire - telle qu'une fuite de données - ou les ventes pourraient subitement augmenter et influer sur le nombre de factures à envoyer, nécessitant ainsi une communication quasi immédiate auprès des clients. 
Ensuite, demander à quelques collaborateurs de gérer l’ensemble de la fonction en s'appuyant sur des processus manuels n'est pas un bon moyen d'utiliser ses ressources. Dans cette configuration, les collaborateurs ne peuvent pas se montrer flexibles, et ne peuvent jamais se focaliser sur des activités de développement commercial telles que le service client. 

Externaliser la gestion du courrier sortant apporte une plus grande flexibilité et permet d’optimiser les coûts

Face à une augmentation soudaine du volume de courriers à distribuer, l'entreprise qui aura adopté des outils de gestion documentaire basés sur le cloud pourra facilement se montrer réactive. De tels outils permettent aux entreprises de charger des lots de courriers – pouvant contenir un seul document comme des milliers – sur une plateforme unique, où ils peuvent être traités et diffusés via le site du fournisseur. Vos collaborateurs n’ont ainsi plus à affranchir, mettre sous pli ou poster ces courriers, ni à les envoyer par e-mail : l'ensemble de ces tâches sont externalisées.  
En quelques clics, vous aurez la possibilité d'envoyer vos lots de courriers, quelque soit leur taille, au bon destinataire, en utilisant le canal le plus efficace. Les entreprises peuvent ainsi gérer facilement les fluctuations de volume de leurs courriers. Elles libèrent également des ressources – qui ne sont plus mobilisées pour envoyer manuellement ces courriers – mais qui peuvent se concentrer et gérer des tâches importantes avec efficacité.