Vous en avez assez de faire la queue au bureau de poste ?

Vous en avez assez de faire la queue au bureau de poste ?

27/02/2018

Toutes les entreprises ont des exigences en termes de délais. Les tâches quotidiennes de préparation et d’envoi du courrier peuvent prendre du temps par rapport à des activités qui génèrent de croissance telles que le service à la clientèle. Il est donc essentiel d'assurer un traitement efficace du courrier, par exemple, en assurant un envoi rapide des factures pour ne pas pénaliser la trésorerie ou en établissant une bonne communication marketing afin de ne pas freiner la croissance de l’entreprise. À l'inverse, il est contreproductif et vain que les collaborateurs perdent du temps à imprimer des lettres, à les mettre sous pli et à faire la queue au bureau de poste.

Les petites entreprises externalisent souvent un certain nombre de leurs activités périphériques. Elles savent qu’elles peuvent gagner du temps et de l’argent à long terme en se concentrant sur leur domaine d’expertise. Malgré cela, beaucoup d’entre elles continuent à gérer elles-mêmes leur courrier sortant. En sous-traitant cette activité, elles pourraient concentrer leurs efforts sur les activités générant du chiffre d’affaires. En utilisant une solution digitale de gestion du courrier externalisée, vous pouvez également réduire vos coûts, améliorer et personnaliser vos courriers, tout en assurant leur archivage digital et leur traçabilité.  

L’impression, le tri, le regroupement et la création de courriers papier ne sont pas les seules activités qui vous prennent du temps. Beaucoup d’informations sont maintenant envoyées par e-mail. En préparant ses communications manuellement, l'entreprise doit gérer la répartition des courriers digitaux et papier. Ne serait-il pas préférable d’avoir un système qui enregistre les préférences client en matière de communications et qui les applique à chaque fois ?

Envoyer des lettres et des e-mails de votre ordinateur en quelques minutes

Au lieu de gérer manuellement le courrier et de passer beaucoup de temps au bureau de poste, les entreprises peuvent créer des documents comme à leur habitude et les télécharger sur un portail Cloud qui s'occupe ensuite du reste. Qu'il s'agisse d'une, de dix ou de milliers de lettres, le Cloud s'en occupe, ce qui facilite ainsi l’envoi du courrier sortant et permet de gagner du temps. Il y est aussi facile et rapide de sélectionner le courrier imprimé ou les différentes options digitales afin que l'ensemble des lettres papier adressées au même destinataire soient regroupées, permettant ainsi de réaliser des économies en matière d’affranchissement.


La gestion externalisée du courrier sortant :


• libère du temps qui aurait été consacré à l’impression, l’affranchissement et la mise sous pli ;
• améliore et personnalise les courriers en ajoutant par exemple des informations pertinentes ;
• réduit les coûts en regroupant le courrier adressé à un même destinataire dans une seule enveloppe ;
• améliore la productivité en libérant du temps pour d’autres activités ;
• fait entrer les paiements plus rapidement en envoyant les factures dès qu’elles sont créées ;
• répond aux préférences client quant à la réception de leurs communications ;
• améliore la sécurité du courrier grâce à la traçabilité des codes-barres ;
• et stocke de façon sécurisée les communications digitales pour faciliter l'archivage et l'accessibilité.