Vous souhaitez améliorer vos processus opérationnels ? 

Vous souhaitez améliorer vos processus opérationnels ? 

29/05/2018

La rapidité et l’exactitude avec laquelle sont menés les processus opérationnels peuvent avoir un impact considérable sur le fonctionnement, la performance et les interactions d’une entreprise avec ses clients.

Lorsque le flux d’informations est ralenti par des processus manuels fastidieux, monopolisant beaucoup de ressources, les entreprises ne peuvent adopter un mode de fonctionnement agile et se retrouvent ainsi à la traîne, derrière des concurrents capables d’agir de manière plus décisive.

Les processus manuels décousus vous font perdre des opportunités

Prenons un exemple concret. Un prospect appelle pour obtenir des renseignements sur un produit. Le collaborateur note précisément ce que le prospect souhaite recevoir : une brochure papier. Ce n'est que plus tard que le collaborateur intègrera dans le système informatique les informations qu'il vient de noter sur un bout de papier, dès qu'il en aura le temps.   Une fois l’information chargée manuellement, un nouveau message de correspondance doit être créé puisqu'il n’existe pas de courrier type – cela prend du temps et nécessite de re-saisir le texte. La correspondance est imprimée, mais doit être apportée au bureau de poste pour être expédiée avec la brochure.   Au mieux, le collaborateur pourra se rendre le lendemain au bureau de poste, où il devra patienter et faire face à une longue file d’attente. Le colis ne sera pas livré au prospect avant plusieurs jours – il le recevra donc une semaine environ après son appel. Entre-temps, un concurrent aura été en mesure de répondre plus rapidement à la demande du prospect et aura ainsi remporté l’affaire.

C'est pourquoi les solutions digitales automatisées garantissent une plus grande efficacité et une meilleure satisfaction des clients

Prenons maintenant le cas d’une entreprise qui utilise des outils digitaux pour la gestion de ses documents.   Un prospect appelle pour se renseigner sur un produit. Le collaborateur enregistre la requête et les informations pertinentes directement à l'aide d'un outil digital. Sachant que la solution offre des modèles de courrier pour chaque type de correspondance, le collaborateur n’a plus qu’à générer un courrier, de manière simple et rapide, pour accompagner la brochure. Le collaborateur a ainsi le temps de personnaliser sa communication pour l’adapter à son prospect.   Une fois prêt, le courrier – qu'il soit individuel ou fasse partie d'un plus large lot – est téléchargé sur un portail en ligne. L’impression, l’insertion, l’affranchissement et la livraison du courrier au client sont ainsi gérés à distance, depuis les bureaux du fournisseur.   Le prospect reçoit ainsi le courrier personnalisé et la brochure seulement quelques jours après le premier appel. Il est satisfait du délai de réponse, de l’offre produit, et conclut un accord.  

Une communication plus efficace, pour une meilleure efficacité de vos activités

Lorsque des entreprises sont capables d’agir et d’expédier des lots contenant des milliers de courriers personnalisés (communications client standards, supports marketing, factures ou encore déclarations) et ce, à des milliers de destinataires, via des canaux physiques et digitaux, en quelques clics depuis un seul et même outil, les gains d’efficacité se ressentent à tous les niveaux. Les collaborateurs ont plus de temps pour se focaliser sur le service à apporter aux clients et sur le développement commercial. Ils ne sont pas bloqués par des processus manuels fastidieux et chronophages, qui apportent une pression supplémentaire inutile et augmentent le risque d’erreurs.

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