Les atouts de la dématérialisation en agences d’intérim

26/02/2019

Alors que l’emploi intérimaire poursuit sa progression +1,8 % en 2018, soit près de 13 000 emplois en équivalent temps plein[1], les agences font face à l’évolution d’un métier dans lequel l’efficacité de la gestion administrative et la digitalisation constituent de réelles opportunités, à la fois pour renforcer la proximité avec les intérimaires et leur présence auprès des entreprises utilisatrices.

Les tâches au sein des agences de travail temporaire englobent un large spectre couvrant tout le cycle de gestion du personnel intérimaire. De la demande de ressource d’un client à la facturation finale de la prestation, une quantité substantielle de documents est produite : contrats de mise à disposition, contrats de missions, relevés d’heures, bulletins de paie, attestations, documents de fin de mission…

Pour libérer les agences de la gestion chronophage de cette administration, améliorer l’expérience candidat et la relation quotidienne avec leurs intérimaires et enfin renforcer la satisfaction de leurs clients entreprises en apportant des services plus réactifs, performants et innovants, des solutions de dématérialisation offrent plusieurs axes pour simplifier le quotidien.

Simplifier la diffusion de documents

Un temps précieux est consacré à la gestion et diffusion des documents. En automatisant les tâches réalisées manuellement, comme le tri ou le regroupement, les solutions de dématérialisation améliorent les processus internes de diffusion. À la diminution du risque d’erreur s’ajoutent des économies postales conséquentes, liées au simple fait de regrouper les documents adressés à un même destinataire et normaliser les adresses. Le gain peut ainsi atteindre 40 %[2] ! Ce type de solution offre par ailleurs des possibilités de personnalisation des documents issus des logiciels métier, comme celui de la paie, de la diffusion des documents selon les préférences de réception des destinataires (dématérialisé ou papier).

Optimisez la gestion de vos documents RH

Simplifier la gestion RH

Contrats de mise à dispositions, contrats de mission, bulletins de paie… En gérant, diffusant et archivant les documents relatifs à un intérimaire, de son recrutement à son départ, les services de dématérialisation dédiés aux ressources humaines facilitent la gestion administrative.

Stockage dans un espace sécurisé, envoi et utilisation de la signature électronique renforcent la fiabilité des échanges et leur traçabilité. Il est ainsi possible de s’assurer que les contrats soient systématiquement signés avant le début de la mission afin d’éviter tout risque de qualification en CDI. La dématérialisation accélère enfin le temps entre l’expression d’un besoin client et la mise à disposition de la ressource, notamment par la signature accélérée du contrat, aussi bien avec l’entreprise utilisatrice que l’intérimaire.

Répondre aux obligations réglementaires

Dématérialiser ses documents contribue à apporter un haut niveau de sécurité et de s’assurer du respect des diverses obligations légales. L’envoi automatisé de factures par des solutions de dématérialisation contribue par exemple à réduire le risque d’erreur. Il sert aussi à renforcer la traçabilité des envois et à garantir que la facture est en règle avec l’administration, notamment l’obligation d’envoi au format électronique depuis le 01/01/2019 pour les PME et d’ici 2020 pour les TPE vers le portail dédié Chorus Pro.

Faire des économies globales

S’affranchir de la lourdeur du papier apporte un potentiel de gain exponentiel en termes d’utilisation de consommables (encre et papier). C’est aussi un gain de temps puisque celui libéré sur la gestion des documents et le traitement des données invite à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au cœur du métier de recrutement et génératrice de plus de gains. Les envois peuvent par exemple être externalisés. Les agences déposent les documents depuis leur espace sécurisé sur un portail en ligne et bénéficient de conditions d’affranchissement privilégiées.