Copie fiable et factures fournisseurs

Copie Fiable et factures fournisseurs : vers la fin de l'original papier ?

02/07/2019

Quand allez-vous enfin pouvoir gagner de la place dans vos armoires en envoyant pour de bon à la broyeuse vos factures archivées ? Comment passer de la copie fidèle à la copie numérique fiable et avoir la garantie que vos factures numérisées suffisent en cas de contrôle fiscal ? Le cadre réglementaire a créé la copie fiable, qui ouvre la voie à la destruction de l’original des factures reçues par courrier. Votre direction a encore des réticences ? La conduite du changement passe par une vraie démarche de dématérialisation des factures fournisseurs.

Zéro papier, un objectif gouvernemental

Le papier n’a pas bonne presse et ce n’est pas nouveau : on peut retracer la signature de son arrêt de mort à fin 2011 et la présentation du Plan France numérique. Le ministère de l’Économie y annonçait son intention de rendre 100 % des démarches administratives accessibles en ligne et de généraliser la facture électronique à l’horizon 2020. L’État a depuis joint le geste à la parole, puisque la facture dématérialisée sur les marchés publics sera la norme pour toutes les entreprises – même les TPE – au 1er janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dès 2017, la loi Travail permettait aux entreprises d’opter pour le bulletin de paie dématérialisé sans l’accord des salariés et en 2019, l’administration fiscale a imposé à tous les foyers la déclaration de revenus en ligne.

La surconsommation a un coût

La tendance du zéro papier répond à un enjeu environnemental mais pas seulement. Sortir du réflexe de l’impression permet par exemple de réaliser d’importantes économies, alors que les salariés consommaient en moyenne 70 à 85 kg de papier par an en moyenne d’après une étude de l’Ademe datée de 2017. Trois ramettes par collaborateur chaque mois, c’est près de 15 000 € de consommables chaque année pour une entreprise d’une centaine de salariés, un non-sens dans un contexte de réduction des coûts. Sans compter que le papier alourdit les process là où la dématérialisation des documents apporte des gains de productivité et une plus grande sécurité des données des données.

Le double original encadré par la loi...

Le Code civil lui-même a pris parti pour le « paperless ». Le nouvel article 1379, introduit par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies, a donné à la copie fiable « la même force probante que l'original ». En d’autres termes, une fois numérisée, la facture papier originale n’a plus lieu d’être conservée, dès lors qu’elle est reproduite « à l'identique de la forme et du contenu de l'acte », et que « son intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret ». L’arrêté du 22 mars 2017 a quant à lui fixé les modalités de la numérisation des factures papier, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

… et structuré par la norme

De la législation à la normalisation, il n’y a qu’un pas qui a été franchi en mai 2017 avec l’homologation de la norme NF Z42-026, fruit de deux ans de travaux. L’Afnor y définit les « spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » et leur contrôle. Attention toutefois : cette norme n’a pas de valeur d’application obligatoire pour les factures d’achat, puisqu’elle n’est pas mentionnée dans les textes réglementaires. Néanmoins, elle est un guide pratique de référence en matière de numérisation fidèle, en complément de la norme NF Z42-013 relative au système d’archivage électronique qui est quant à elle garante de la fiabilité du processus.

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Dématérialiser ses factures grâce à la numérisation

L’automatisation de la dématérialisation des factures fournisseurs est la porte d’entrée de la transformation numérique vers le zéro papier. Ce process permet d’intégrer les informations comptables dans l’ERP et de numériser les factures fournisseurs avec une conséquence directe : la possibilité de se passer de l’original papier. Automatiser le traitement des factures reçues au format papier nécessite de les numériser, en s’appuyant sur des technologies de lecture automatique des documents (LAD) pour capturer les données et indexer les fichiers. Il en existe trois :

  • la reconnaissance automatique de documents (RAD) se base sur la mise en page d’un document pour en déterminer la nature ;
  • la reconnaissance optique des caractères (OCR) transforme un document scanné en texte ;
  • la reconnaissance intelligente de caractères (IRC) reconnaît l’écriture manuscrite.

 

Le dispositif de dématérialisation des factures fournisseurs doit être conforme au cadre défini par le Code civil (article 1379) et le livre des procédures fiscales (article L. 102 B du LPF), auquel se réfère la norme NF Z42-026. Il doit pour cela garantir trois éléments :

1- La lisibilité de la facture

La facture numérisée doit reproduire à l’identique l’original papier. Cela implique une parfaite fidélité aux dimensions et à la colorimétrie. Sur ce dernier point, l’exigence de l’administration fiscale se limite aux couleurs signifiantes. Le calibrage automatique du scanner est à ce titre grandement recommandé. En l’absence de code couleur néanmoins, le double numérique peut être conservé en noir et blanc, mais toujours sans traitement à l’image. Le contenu doit par ailleurs être lisible sans difficulté, ce qui est garanti par un format pérenne comme le PDF ou PDF A/3. Enfin, le fichier ne doit pas être compressé, mais il existe là aussi une tolérance en cas de compression sans perte.

2- L’authenticité de l’origine et l’intégrité des données

De l’émission de la facture à sa numérisation, l’administration fiscale veut connaître de manière certaine l’identité de l’émetteur et avoir la garantie qu’elle n’a subi aucune altération des données. Pour y répondre, le BOFiP (Bulletin Officiel des Finances Publiques) exhorte à numériser la facture papier dans les délais les plus courts à sa réception, et en attester la date par un système d’horodatage. Ce sceau électronique apporte la preuve irréfutable que le document n’a pas été altéré depuis sa numérisation. Le BOFiP exige que l’horodatage se double d’une empreinte numérique ou d’un certificat conforme au Référentiel général de sécurité (RGS*), qui peut être :

  •  un cachet serveur ;
  •  une signature électronique.

 

3- L’accessibilité des informations

Comme pour l’original papier, son double numérique est soumis à une durée de conservation de six ans. Et pendant toute sa durée d’utilité administrative, il doit être accessible à l’administration fiscale en cas de contrôle. Pour avoir la même valeur probante que l’original, la facture numérisée doit donc être stockée dans un coffre-fort numérique, inséré dans un système d’archivage électronique (SAE) reposant sur la norme NF Z42-013. En plus d’assurer la disponibilité de la copie fiable, cet espace numérique doit être en mesure de conserver la trace de toutes les actions qui y sont réalisées, afin de remplir l’obligation de description des opérations de numérisation et d’archivage fixée par le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFiP). En outre, il est exigé d’effectuer des contrôles réguliers de la procédure. Dernier point : le(s) serveur(s) qui stocke(nt) ces fichiers doivent être situé(s) en France ou « dans un pays lié par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées » comme le précise le LPF.

La certification NF 544, le sésame vers la copie fiable

Pour que mettre à la corbeille l’original papier d’une facture numérisée devienne un réflexe – et non pas un sujet de discorde avec la direction juridique –, il est fondamental de s’appuyer sur une procédure en capacité d’en garantir la valeur probatoire. Les textes réglementaires n’interdisent pas de mener ce projet en interne, d’autant que la DSI doit en être partie prenante compte tenu des fortes implications de la dématérialisation sur l’environnement matériel et logiciel de l’entreprise. Mais le degré d’exigence de l’administration fiscale en matière de numérisation et de conservation du double original impose un niveau de maîtrise immense, qui nécessiterait un processus de mise en place long et coûteux. La certification NF 544 le valide depuis novembre 2018 chez les éditeurs et les prestataires, les acteurs au plus près des enjeux de la norme NF Z42-026.

La copie fiable est l’un des bénéfices qu’apporte la dématérialisation des factures fournisseurs. En plus de rendre tangible l’objectif zéro papier, un vrai enjeu dans le cadre de la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE), cette démarche a aussi pour vertu de réduire le coût de traitement et d’archivage des factures. L’accompagnement d’un prestataire certifié NF 544 est souvent déterminant pour lever les doutes qui freinent la conversion des organisations à la dématérialisation. Cela ne revient pas à externaliser son projet de transformation numérique, mais à s’entourer d’acteurs compétents dans leur domaine face à des problématiques à très forte complexité. Un gage de tranquillité pour envisager sereinement le démantèlement de sa salle d’archives !

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