Dématérialisation des factures fournisseurs : plus de temps à perdre !

14/11/2019

La dématérialisation des factures pourrait devenir une obligation pour toutes les factures dès 2023 si le projet de loi de finances 2020 est adopté. Pour les entreprises, cela signifie qu’il faudra être prêt le moment venu à digitaliser le traitement et l’archivage de ses factures fournisseurs dématérialisées. Un défi, mais aussi une opportunité de moderniser sa comptabilité fournisseurs en impulsant un projet de transformation numérique profitable à l’organisation.

La loi de finances 2020 va lancer le compte à rebours

Cela paraît inéluctable. Alors que le déploiement de l’obligation d’émettre des factures dématérialisées s’achèvera au 1er janvier 2020 dans le cadre des marchés publics, c’est l’ensemble des factures fournisseurs qui pourrait connaître le même destin dès 2023. C’est en tout cas ce que prévoit l’article 56 du projet de loi de finances 2020, dans un souci d’efficacité de la collecte de la TVA. Ce dispositif anti-fraude, appelé de ses vœux par le ministre de l’Action et des Comptes publics Gérald Darmanin dès le printemps, promet de mettre un coup d’accélérateur à la transformation digitale des TPE et PME. Car elles sont encore nombreuses à ne pas avoir digitalisé leur organisation ! Près d’un quart des directions administratives au sein des PME et ETI n’a pas encore franchi le pas d’après le baromètre Croissance & Digital 2019 de l’Acsel, tandis qu’une récente étude OpinionWay révèle que trois TPE sur dix n’ont pas impulsé la transformation numérique. Mais surtout, la facture électronique ne représente à l’heure actuelle que 10% des 2,5 milliards de factures inter-entreprises adressées chaque année en France.

Copie fiable et zéro papier : l’environnement, lui, est déjà prêt

S’il n’est pas à exclure que l’obligation de dématérialisation des factures fournisseurs soit échelonnée sur plusieurs années selon le chiffre d’affaires des entreprises, il n’est plus possible de remettre ce projet à plus tard : c’est déjà demain. Ce n’est plus l’affaire exclusive des grandes sociétés depuis que les fournisseurs du secteur public s’y sont convertis. La contrainte légale a joué son rôle, mais c’est tout un environnement qui conduit les entreprises privées à dématérialiser leurs flux documentaires. Le zéro papier répond d’abord à une injonction environnementale avec l’enjeu de maîtriser l’empreinte carbone, un engagement qui entre dans le cadre de la responsabilité sociétale d'entreprise (RSE). Si le « paperless » est rendu possible, c’est aussi grâce à l’évolution du cadre réglementaire, qui a notamment introduit la notion de copie numérique fiable en 2016. La facture numérisée possède la même force probante que l’original papier dès lors qu’elle respecte les conditions fixées par décret. Et l’évolution des technologies de reconnaissance des caractères (RAD, OCR et IRC) a permis de démocratiser la numérisation et le traitement automatisé des factures fournisseurs.

Au-delà de la contrainte, les bénéfices de la dématérialisation pour l’entreprise

Les entreprises ayant impulsé leur transformation digitale n’ont pas seulement obéi à une obligation légale : la dématérialisation des factures fournisseurs a pris une tournure stratégique dès lors qu’elle représente un centre de profit. Une vraie révolution alors que la gestion traditionnelle des factures fournisseurs a toujours été perçue comme un coût ! En s’appuyant sur des solutions technologiques comme l’intelligence artificielle, on peut en effet réduire le temps de traitement – habituellement de 14 jours pour une facture papier d’après Ernst & Young – et éliminer le risque d’erreur(s) de saisie, qui concerne 7% des factures fournisseurs selon le même cabinet d’audit. EY affirme aussi que l’automatisation du processus contribue à diviser le coût de traitement par trois, tout en ne fragilisant pas les relations avec le fournisseur. Elle accélère en effet le délai de règlement et améliore la relation commerciale, en plus d’éviter des pénalités de retard. Mais le bénéfice en interne est aussi palpable, puisqu’il libère du temps pour les équipes de la comptabilité fournisseurs, un gain redéployé sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Dématérialisation des factures fournisseurs : les étapes à suivre

L’horizon 2023 autorise le temps de la réflexion dans la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs en vue de se conformer à la future obligation légale. La première démarche à effectuer est l’audit des processus existants. C’est aussi l’occasion de recenser l’ensemble des fournisseurs de l’entreprise et de réaliser l’inventaire de tous les circuits de validation, afin d’avoir la cartographie la plus précise des tenants et aboutissants. Cette phase a pour vertu d’identifier d’éventuels leviers d’optimisation, mais aussi et surtout de dresser un cahier des charges en vue du choix du type de solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Ce choix dépendra aussi du type de dématérialisation qui sera jugé le plus pertinent : échanges structurés selon la norme EDI ou factures électroniques au format .pdf ? À ce titre, un rapport remis au Gouvernement à la rentrée 2020 pourrait apporter des éléments quant à un format de facture à respecter. Et comme dans tout projet de transformation digitale, le déploiement de la solution de dématérialisation passe d’abord par l’expérimentation sur un échantillon spécifique, par exemple un fournisseur « pilote » ou une typologie de factures.

L’anticipation vaut mieux que la précipitation ! Plutôt que d’attendre fébrilement le calendrier de l’obligation légale d’accepter les factures fournisseurs dématérialisées, il est important de passer en mode projet pour éviter tout dysfonctionnement le jour J et s’exposer à des risques de sanctions. Une bonne gestion du temps est indispensable dans la conduite du changement : c’est un atout pour emporter l’adhésion de tous les collaborateurs et l’implication des services concernés, deux facteurs clés pour la réussite de ce projet.