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Dématérialisation : Étape indispensable de l’industrie 4.0 ?

23/04/2020

L’industrie est en pleine transformation digitale. L’usine connectée (ou industrie 4.0) assure désormais une interconnexion entre les machines, les systèmes ERP et les produits qui communiquent en continu. Dans ce cadre, la smart industrie doit répondre à des défis majeurs : personnaliser ses offres et maintenir ses coûts tout en restant compétitive. Comment s’adapter aux nouvelles exigences de l’industrie 4.0 en termes de maîtrise des coûts et d’efficacité de la production ? Dans cette course à l’augmentation des marges, la dématérialisation doit être le premier levier de la digitalisation industrielle. Et ce, d’autant que la législation joue en sa faveur et évolue ! Alors, comment la mettre concrètement en place ?

Industrie et digitalisation : on en est où ?

Au XXIe siècle, l’industrie s’est métamorphosée. Après la mécanisation, l’électrification puis l’automatisation des outils de production, la quatrième révolution industrielle se caractérise par des évolutions technologiques majeures : la transformation digitale.
En quelques années, cloud, big data, outillages connectés, robotique et même cobotique (interaction entre l’homme et la machine) ou encore intelligence artificielle et impression 3D ont fait leur entrée dans la smart industrie. Cette transformation digitale a bouleversé les processus de production classiques ainsi que la chaîne de valeur d’une industrie devenue plus interconnectée, plus agile et plus innovante.

Face à ces transformations, de nouveaux enjeux de compétitivité et de modernisation ont émergé. Fournisseurs et fabricants ont désormais l’obligation de fournir des solutions digitales qui vont au delà des performances habituelles en termes de productivité ou de qualité produit. Les business models changent. Le paradigme de la fabrication massive est aujourd’hui remis en cause par les nécessités d’une production plus personnalisée et adaptée à la demande… Mais qui doit, dans le même temps, réduire ses coûts et augmenter ses marges pour faire face à la concurrence. 

Dématérialisation des factures : premier levier de la digitalisation de l’industrie

Dans cette course à la digitalisation, la dématérialisation est souvent la dernière étape à laquelle on pense alors qu’elle doit être le point de départ par rapport à la production ! La DAF, service transversal à toutes les autres directions, doit être pionnière dans tout projet de transformation digitale. Aujourd’hui, cela ne correspond pas à la réalité : elle est la retardataire, quand toutes les autres directions ont passé (ou passent) le cap du digital.

Pourtant, la digitalisation des directions financières reste confrontée à beaucoup moins de problématiques que la digitalisation industrielle qui, elle, doit passer par la réorganisation intégrale des chaînes logistiques. Elle n’a rien d’un projet au long cours ni d’un projet lourd en termes d’investissement mais est au contraire simple, moins coûteuse et rapide à mettre en place.
Il faut dépasser les idées préconçues : la dématérialisation n’est pas complexe et chronophage. En effet, dans les DAF, l’installation d’un simple portail revient à dématérialiser tout un service en un temps record !

Les bénéfices de la dématérialisation des directions financières sont nombreux. La facturation électronique permet premièrement de raccourcir les délais de recouvrement. En effet, une facture numérisée est une facture qui arrive en temps et en heure. Elle réduit parallèlement les risques d’erreurs humaines, comme l’envoi au mauvais destinataire, surtout pour les sièges délocalisés. Enfin, la facturation électronique permet à la direction financière de piloter de manière optimale la trésorerie, d’en avoir une vision à 360 degrés. Les salariés peuvent également monter en compétences en se débarrassant des tâches les plus chronophages et les moins valorisantes. Pour toutes ces raisons, il est nécessaire de mener une vraie conduite du changement en interne et d’accompagner les collaborateurs sur les voies de la dématérialisation !

Un contexte réglementaire avantageux

Depuis quelques années, le contexte législatif joue justement en la faveur de la dématérialisation de l’industrie. Instaurée en 2017, la loi obligeait déjà les grandes entreprises à dématérialiser les factures via le portail Chorus Pro. Mais encore aujourd’hui, seulement 15% des factures émises en France le sont au format électronique, contre 80 à 85% en format papier !

En 2020, le dernier volet de la loi de modernisation de l’économie (2008) est également entré en vigueur.  L’article 153 de la Loi Finance entend généraliser la dématérialisation des factures à destination des entités privées (dont les fournisseurs et prestataires industriels) progressivement de 2023 à 2025.

Si l’échéance semble encore lointaine, c’est pourtant dès aujourd’hui que ce changement peut être anticipé. Car cette évolution de la réglementation est une opportunité pour l’industrie : celle d’envisager la dématérialisation des factures comme un premier pas vers la digitalisation de leur organisation. Un point particulièrement stratégique dans un secteur en profonde transformation.

5 étapes concrètes pour dématérialiser l’industrie

  • Auditer les processus pour connaître l’organisation actuelle et ses ressources, recenser ses clients et fournisseurs, faire le point sur son SI, inventorier la nature et les volumes des documents concernés.
  • Assainir le CRM et bien identifier les circuits de validation afin d’optimiser les process envisagés. Tester l’outil et le nouveau processus sur un échantillon de la population ciblé afin d’éviter les mauvaises surprises lors du déploiement.
  • Choisir un canal de diffusion simple et accessible à tous, selon le type de dématérialisation que l’on souhaite mettre en place : email, portail, …
  • Mettre en place un « change management » pour accompagner les collaborateurs dans cette transformation et s’assurer de la bonne implémentation des nouveaux process et outils.
  • Eduquer les collaborateurs sur l’impact que la dématérialisation va avoir sur leur travail.