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Factur-X : le format qui accélère la dématérialisation de vos factures

28/04/2020

Un Anneau pour les gouverner tous ! Dévoilée fin 2017 et déjà adoptée par le portail Chorus Pro, la Factur-X se présente comme le format hybride qui va concilier les méthodes traditionnelles et automatisées dans  le déploiement de la facture électronique, et ainsi convenir à des structures de tailles différentes. C’est en tout cas l’ambition de la Commission européenne à l’origine de son développement.

L’heure de la « full-démat’ » approche

Ne pas évoluer, c’est disparaître : la transformation digitale s’impose aux entreprises, mais toutes ne sont pas au même stade d’avancement. Si plus de la moitié des PME ont entamé leur mue (53% d’après le baromètre Bpifrance Le Lab/Rexecode) moins du tiers des TPE leur ont emboîtées le pas (29% selon l’étude OpinionWay pour CPME/SAGE). En matière de comptabilité, le temps leur est compté. Depuis le 1er janvier 2020, la commande publique a achevé son déploiement de la « full-démat’ » en imposant la facturation numérique à l’ensemble de ses fournisseurs, des ETI aux TPE. Et l’obligation générale d’établir des factures dématérialisées inter-entreprises est pour bientôt. Introduite dès 2015 via l’article 222 de la loi Macron, cette idée a été reprise dans l’article 56 du projet de loi de finances 2020 avec un horizon et un calendrier cette fois, qui prévoit un déploiement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. C’est déjà demain.

Facture électronique : la difficile équation de la transition

La question n’est plus de convaincre les directions financières des gains de la facture électronique. Un coût de traitement inférieur, une réduction du risque d’erreurs, une amélioration du suivi, une accélération des paiements, une solution en cas de perturbation dans la distribution de la collecte postale… Les DAF connaissent les bénéfices de la dématérialisation des factures, mais ils sont souvent bloqués dans les TPE et PME par des systèmes d’information incompatibles ou inadaptés et ne permettant pas l’automatisation du processus de bout en bout. L’investissement dans un ERP interfaçable avec Chorus Pro et permettant l’intégration du format EDI n’est pas un projet prioritaire lorsque l’entreprise gère une faible volumétrie de facture. Dans ce contexte, la montée en puissance de la Factur-X, un nouveau standard franco-allemand de facture électronique mixte, semble faire la synthèse entre ces différents enjeux pour proposer une transition en douceur aux TPE et PME.

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Facture PDF ou EDI ?

Le monde de la facture dématérialisée se divise en deux catégories :

  • la facture PDF d’un côté, un format lisible et fiscalement légal via l’ajout d’une signature électronique ;
  • la facture EDI de l’autre, un format constitué de données structurées et intégrées directement dans le SI du destinataire.

Également prévu par la législation fiscale, le format EDI est celui plébiscité par les structures confrontées à de fortes volumétries en raison de son haut niveau d’automatisation. Les petites et moyennes entreprises effectuant un premier pas vers la dématérialisation des factures font généralement le choix de la facture PDF avec signature électronique. Mais un problème se pose : pour intégrer les informations comptables contenues dans le document, il faut disposer d’une solution d’extraction des méta-données via une fonction de lecture ou reconnaissance automatique de document (LAD/RAD). Dans le cas contraire, la ressaisie manuelle s’impose… La Factur-X emprunte au meilleur de ces deux mondes.

Factur-X : hybride et évolutive

En matière de facturation électronique, c’est la Commission européenne qui dicte les règles du jeu, et c’est aussi à elle que l’on doit la naissance du format Factur-X fin 2017. Plus précisément au travail commun des entités française et allemande du Forum européen sur la facturation électronique, le FNFE-MPE et le FERD. L’AIFE a adopté ce format de facture hybride basé sur la norme européenne EN 16931 en mai 2018 dans Chorus Pro, la plateforme pour les factures dématérialisées des structures publiques. La Factur-X c’est :

  • une facture lisible au format PDF/A-3 ;
  • un fichier XML encapsulé contenant les données structurées.

Là où le format UBL contient des informations comptables exclusivement dans un fichier XML, la Factur-X y associe donc un fichier PDF permettant à l’homme de la consulter et pas seulement à la machine. La Factur-X se décline en cinq profils, correspondant à cinq degrés de richesse du fichier XML joint :

  • le profil Minimum comprend uniquement les données exigées par la plateforme Chorus Pro (n° de facture, date, nom et SIRET du vendeur et de l’acheteur, montants HT, TVA et TTC, etc.) ;
  • le profil Basic WL ajoute des données d’en-tête et de pied de facture (adresses, modalités de paiement, coordonnées bancaires, etc.) ;
  • le profil Basic intègre les données essentielles de lignes de facture (article, prix unitaire, quantité, etc.) ;
  • le profil Comfort fait aussi apparaître les données potentielles de la norme sémantique européenne EN 16931 (description des articles, charges ou remises, contacts, etc.) ;
  • le profil Extended propose des données additionnelles pour adresser des besoins plus spécifiques.

Par ailleurs, la Factur-X est un format international, ce qui garantit sa conformité à l’échelle européenne grâce à sa conformité à la norme EN 16931.

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Le format qui réconcilie les entreprises

Face à l’imminence de la facture électronique B2B pour tous dès 2023, la Commission européenne propose avec la Factur-X le format le plus universel. Elle fait figure d’alternative simple à mettre en place avec l’ensemble de ses clients, quel que soit leur niveau de « maturité digitale ». Avec un même format, une entreprise peut à la fois permettre à ses clients de lire et d’archiver une facture au format PDF, et à ceux disposant d’un ERP compatible XML d’automatiser l’intégration des données de la facture dans leur SI. La Factur-X parle à la fois à l’homme et à la machine ! Elle s’impose comme le standard européen indispensable à la généralisation de la facture dématérialisée.