Des solutions tout-en-un pour simplifier la gestion de processus complexes

Des solutions tout-en-un pour simplifier la gestion de processus complexes

15/04/2019

Gain de temps, gain d’argent, amélioration de l’efficacité... La digitalisation de l’environnement de travail est bénéfique pour l’entreprise à bien des égards. Afin d'optimiser ces avantages, il est important d’avoir une visibilité complète sur l'ensemble des processus de l'entreprise et de mettre en œuvre les solutions adéquates pour lever les points de blocage, rationaliser les opérations et minimiser les activités manuelles. Si la digitalisation de l'environnement de travail reste superficielle, cela ne suffira pas à réduire ces inefficacités qui freinent le développement de vos activités.

Dans le cadre de la gestion de communications multicanales, optimiser leur préparation permet d’accélérer vos délais d'exécution, d’améliorer la cohérence de vos messages et de mieux utiliser les différents canaux pour informer vos clients, que ce soit par voie papier ou numérique, ou par le biais des réseaux sociaux. L’expérience des clients se voit ainsi enrichie et ce, pour leur plus grande satisfaction.

Pour une digitalisation des processus de bout en bout

Les entreprises ont plusieurs options qui s'offrent à elles pour optimiser leurs processus de bout en bout. À titre d'exemple, qu'il s'agisse de clients, de fournisseurs ou d'autres destinataires habituels, il est possible de leur envoyer des messages via un portail documentaire sécurisé, hébergé sur le Cloud, s'ils préfèrent échanger par voie électronique.

Au lieu d'envoyer des documents par courrier ou par e-mail, vous pouvez tout simplement charger les documents sur le portail. Les destinataires sont alors avertis et peuvent consulter vos documents dans leur espace personnel sécurisé. 

L’avantage est double. D’une part, cette solution vous permet de simplifier l'ensemble du processus, de la création à la distribution en passant par la préparation des communications. D’autre part, elle vous permet d'accompagner vos clients évoluant au sein d'un environnement digitalisé en les aidant à stocker, partager et exploiter les documents que vous leur envoyez. Entièrement personnalisable, le portail vient renforcer l’identité graphique de votre entreprise, afin d'assurer la cohérence et le professionnalisme de vos communications. 

Une solution tout-en-un

Ce mode d'interaction présente également plusieurs avantages en termes de sécurité. Le portail permet à la fois de limiter le risque de perte de documents grâce à sa gestion sécurisée, et de contrôler la diffusion tout au long du parcours d’acheminement. Par ailleurs, lorsque le destinataire consulte un document reçu, vous recevez une notification automatique, et avez ainsi la garantie que la bonne personne a reçu le bon message, au bon moment. Ces options de suivi et de traçabilité vous permettent de gérer les processus de l'entreprise de bout en bout, grâce à une solution tout-en-un. 

Question rentabilité, la dématérialisation de la diffusion documentaire, étape ultime d’un processus de communication multicanale optimal, permet de réduire significativement les coûts d’impression et l’affranchissement. De leur côté, les clients peuvent choisir d’afficher et de sauvegarder les documents ou bien de les imprimer, en fonction de leurs propres processus de gestion du courrier entrant.