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Syndics, gagnez du temps lors de vos convocations aux Assemblées Générales de copropriété

05/05/2020

Le rush des convocations aux AG est source de stress et gourmand en ressources pour les syndics de copropriété. Pour s’éviter des sueurs froides et d’éventuelles contestations, les gestionnaires peuvent améliorer leurs process grâce au digital. Et réaffecter le temps gagné à des missions au service de la satisfaction des copropriétaires.

Les syndics n’ont pas le droit à l’erreur

Le formalisme est le terme qui résume le mieux le quotidien d’un syndic de copropriété. La gestion administrative et financière d’un immeuble ou d’un lotissement est en effet soumise à un cadre légal dense. L’organisation de l’Assemblée Générale des copropriétaires en est le meilleur exemple : chaque année a minima, le syndic doit leur adresser une convocation dans un délai d’au moins 21 jours ouvrés avant la réunion par lettre recommandée avec avis de réception ou via une remise en main propre contre récépissé ou émargement. Le document doit contenir des informations précises (lieu, date et heure de l’AG, ordre du jour, annexes comptables, devis, etc.) ; le moindre manquement à ces formalités engage la responsabilité du syndic et l’expose à des contestations en nullité. Et après la tenue de l’Assemblée Générale, il doit encore rédiger le compte rendu des décisions sous la forme d’un procès-verbal, dont la notification en LRAR est obligatoire aux copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai d’un mois.

 

En sus, les syndics professionnels doivent s’adapter sans cesse aux évolutions législatives et réglementaires de la copropriété. La loi Elan de 2018 a ainsi modifié plusieurs règles inhérentes à l’Assemblée Générale des copropriétaires, comme l’affichage de la date de la prochaine AG de copropriété et la possibilité offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l'ordre du jour, ou encore le vote par correspondance via un formulaire à remplir avant sa tenue. Par ailleurs, la loi Elan autorise la participation à l’Assemblée Générale par visioconférence. Un dispositif digital de plus à appréhender pour les syndics, après l’obligation de se doter d’un extranet imposée par la loi Alur de 2014.

Convocations aux AG, une période sensible

Ce formalisme et ce cadre mouvant obligent les gestionnaires de copropriété à une veille permanente et une certaine souplesse. Des qualités qui s’ajoutent aux compétences pluridisciplinaires qu’exige le métier entre maîtrise du droit, connaissances techniques en bâtiment et sens du contact humain dans la gestion des conflits. L’équation est difficile comme le démontre le baromètre de satisfaction des copropriétaires réalisé par CLCV et Notre Temps en 2017 : moins de la moitié des sondés (47%) émettait un avis positif à propos de leur syndic. Ils sont au contraire 51% de mécontents, notamment du suivi des contrats et du manque de réactivité face aux sollicitations.

Digitalisez vos processus de gestion : gagnez du temps sur l'envoi de vos convocations, PV d'Assemblée Générale et décomptes de charge

Mais comment faire preuve de réactivité lorsqu’on est noyé sous le traitement des convocations aux Assemblées Générales et de leur compte rendu ? C’est généralement au printemps que se tiennent la majorité des AG annuelles de copropriété, une période lors de laquelle les collaborateurs du syndic sont réquisitionnés pour absorber ce pic d’activité. Rédaction des convocations et des ordres du jour, impression des différents documents à mettre sous pli et adresser aux copropriétaires… Des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée qui vampirisent la disponibilité des syndics professionnels. Pis : la moindre absence dans cette période tendue fait courir le risque au gestionnaire d’être « hors délai » avec les conséquences que l’on connaît...

Des outils numériques au service des syndics

La pression est forte sur les syndics de copropriété, d’autant plus que les évolutions récentes favorisent leur mise en concurrence par le conseil syndical via le contrat type de syndic. Les gestionnaires se doivent donc d’améliorer leur process autant pour se conformer au cadre légal que pour veiller à la satisfaction des copropriétaires et optimiser leurs coûts. La voie la plus vertueuse qui se dessine au croisement de ces enjeux est la transformation digitale du syndic de copropriété. Concrètement, une somme de solutions numériques permet de gagner du temps, mais pas seulement :

  • Il est possible d’automatiser la production des convocations aux Assemblées Générales à partir de la base de données des copropriétaires, mais aussi la consolidation des documents à joindre. Cela réduit notamment le risque d’erreur.
  • La gestion en interne de ce process peut s’arrêter à ce stade, la préparation et l’assemblage des plis sont externalisables si l’on souhaite s’affranchir de ces tâches fastidieuses et de la logistique qu’elle sous-tend en termes de consommables.
  • La digitalisation de la convocation aux AG de copropriété inclut la possibilité d’adresser les courriers par la voie postale ou numérique via la lettre recommandée électronique comme l’autorise la loi Elan et en cas d’acceptation de l’envoi par le destinataire.
  • Un outil de communication omnicanale va permettre de nouvelles utilisations comme l’information proactive aux copropriétaires en cas d’alerte, par exemple via l’envoi de SMS.
  • L’archivage sécurisé, il est complémentaire de l’extranet de la copropriété ayant déjà contraint les syndics à investir dans un espace en ligne pour y stocker les documents fixés par le décret du 23 mai 2019 en application de la loi Elan.

 

Le syndic doit prendre le leadership dans la digitalisation des copropriétés ! C’est à la fois dans son intérêt pour rester compétitif, et dans celui des copropriétaires afin d’améliorer les échanges et la qualité des prestations.