MDPH 05 : derrière ce sigle se trouve un lieu d’accueil, de conseil et d’orientation pour les personnes souffrant de handicap et leurs proches. Créées en 2005, les Maisons Départementales des Personnes Handicapées traitent près de 5 millions de demandes par an, en lien avec l’emploi ou la scolarisation notamment, mais aussi l’allocation aux adultes handicapés (AAH) ou les cartes d’invalidité (CIN), de priorité (PRI) et de stationnement (CES).

Des process administratifs lourds à mettre en œuvre

 C’est à Gap qu’est située la MDPH des Hautes-Alpes, et la volumétrie est importante pour ce département d’environ 141 000 habitants : 25 000 dossiers et près de 12 000 demandes à traiter chaque année. « A chaque demande, on doit fournir des pièces à l’usager » explique Jean-Luc Raynal, chef de service à la MDPH 05. « Accusé de réception, demande de pièces complémentaires... Pour un même dossier et une même décision de notification, il peut y avoir plusieurs exemplaires à adresser aux partenaires et instances en charge de mettre en œuvre la décision de la MDPH. C’est une multiplication de documents pour chaque décision ! »

Au quotidien, cette charge de travail administratif pesait sur les instructeurs de la structure, qui devaient éditer les notifications, les imprimer et regrouper pour un même usager l’ensemble des décisions. Cela se traduisait par « des tas de piles sur nos bureaux » se rappelle Angélique Molas. « Il fallait mettre sous pli, trier, récupérer toutes les adresses… C’était compliqué et contraignant en termes de temps. » Son collègue Thierry Fanthou ne dit pas autre chose : « C’était des tâches répétitives qui n’étaient pas forcément très passionnantes, voire même un peu lassantes... »

Facilité de prise en main et automatisation des tâches

Pour sortir de ces tâches « assez pénibles, rituelles et rébarbatives » de l’aveu de Jean-Luc Raynal, la MDPH 05 s’est tournée vers la gestion automatisée de l’envoi des courriers avec Neopost en septembre 2016. Concrètement, le déploiement de la solution a permis d’optimiser le tri et de regrouper les documents. Un gain de temps certain pour les instructeurs, mais aussi un puissant levier de réduction des délais de réponse aux usagers, qui était le principal objectif de cet établissement public. « Ce système automatisé regroupe l’ensemble des différents courriers envoyés et fait des copies aux organismes et aux partenaires » synthétise le chef de service de la MDPH 05, avant d’en lister les bénéfices. « La mise en page est déjà faite, le tri est déjà réalisé, l’association des différents courriers est déjà faite. On a une trace informatique des courriers qui sont partis. L’accès à l’archivage est commun. »

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Qu’en disent les utilisateurs ? « Le logiciel est facile à prendre en main. Il est clair, tout est bien détaillé. C’est bien fait, on ne perd pas de temps » apprécie Angélique Molas. « Pour envoyer les courriers c’est beaucoup plus facile, moins contraignant, mieux organisé. On a vraiment gagné du temps. » Thierry Fanthou y voit un autre avantage : « Ça permet de se consacrer aux autres tâches, et surtout de faire avancer un peu plus les dossiers de nos bénéficiaires. »

Aller plus loin dans la dématérialisation des flux documentaires

Pas question donc de faire machine arrière pour la Maison départementale des personnes handicapées des Hautes-Alpes. « On est entièrement satisfait de Neopost, ça a résolu nos problèmes de gestion manuelle » admet Jean-Luc Raynal. « Il y a aussi un gain humain, car les tâches rébarbatives n’existent plus et le boulot est plus intéressant. » Il se projette désormais sur la prochaine étape : « L’enjeu c’est de passer sur la dématérialisation et la gestion électronique des documents, et associer la partie production OMS à notre outil GED en lien avec notre application métier. »

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