Rencontre avec Guillaume Vuillemin, Responsable Informatique

Bénéfices clients

  • Réduction du nombre de factures papier ;
  • Gain de temps d’une demi journée de travail par personne grâce à la dématérialisation de 40% des factures ;
  • Gain financier ressenti également sur l’affranchissement postal ;
  • Traçabilité et archivage des factures clients ;
  • Coût raisonnable ;
  • Bénéfice fort d’automatisation des processus ;
  • Transition numérique en adéquation avec la législation en vigueur ;
  • Interface d’utilisation simple et personnalisable.


Contexte

Entreprise spécialisée dans le secteur d’activité du commerce de gros d’équipements automobiles, Jura filtration a décidé de dématérialiser ses factures pour répondre à une forte demande client et pour réduire les coûts d’impression papier.

En 2011, Jura Filtration avait déjà choisi Neopost pour l’installation d’une machine de mise sous pli et de la solution OMS 500. C’est pourquoi, le choix s’est porté tout naturellement sur la solution Neotouch Facture, nécessitant une seule option supplémentaire.

Le choix de l’alliance entre la simplicité et l’efficacité

La solution de dématérialisation de factures, Neotouch Facture de Neopost renommée sur le marché français, avec sa facilité d’installation et son service clé en main, a séduit Jura filtration.

De même que la flexibilité de la solution avec notamment une mise en place progressive pour les clients : envoi papier ou dématérialisé, en fonction de leur choix.

Par ailleurs, pour Jura Filtration, utiliser cette solution avait pour but d’obtenir un gain de temps pour les équipes et un gain financier lié à la diminution des coûts d'impression et des frais d’affranchissement.

L’aspect écologique avec la réduction du papier a été aussi un critère pris en compte par la direction, lors du choix du prestataire.

« Nous avons choisi Neopost grâce à sa renommée sur le marché de la dématérialisation de factures en France. Nous leur avons fait confiance dans la continuité de notre partenariat engagé depuis 2011. Ce partenariat existant a permis une installation très rapide et efficace de la solution de dématérialisation. Nous avions « juste » ajouté une option sur notre solution logicielle existante OMS 500 de mise sous pli. Cet ajout fut simple et efficace car les équipes techniques avaient déjà la connaissance de nos flux de facturations via le projet de mise sous pli. Une vraie valeur ajoutée à nos yeux ! » précise Guillaume Vuillemin, Responsable Informatique de Jura Filtration.

« L’utilisation de notre solution est très simple : il suffit de transmettre automatiquement les documents au format électronique sur la plateforme Neotouch. Pour les envois de factures papier, Neotouch s’occupe de l’impression des documents, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en Poste. Pour les envois électroniques, Neotouch propose un envoi de PDF « simples » ou de PDF signés avec une signature électronique. La réception peut se faire soit en pièce jointe d’e-mail, soit via un espace web sécurisé, » complète Maud Muller, chef de produit Neotouch.

Le déploiement fut donc très rapide dû au partenariat déjà existant et efficace entre les deux sociétés.

Des résultats significatifs

Depuis la mise en place de Neopost Facture, les volumes de factures dématérialisées ont augmenté de manière significative avec pour objectif à court terme de dématérialiser toutes les factures clients.

«  Nous sommes ravis de cette solution efficace ! Pour un volume actuel de 40 % de factures envoyés en dématérialisation, nous avons gagné une demi journée de travail pour une personne. Ce gain de temps est dû à la diminution de l'impression physique des factures et de la diminution des manipulations de mise sous pli. Nous avons aussi ressenti les gains financiers sur l'affranchissement postal. Par ailleurs, le support NeoTouch s'est montré efficace pour nos sollicitations » affirme Guillaume Vuillemin, Responsable Informatique de Jura Filtration.

« Notre rôle est d’accompagner nos clients vers la transition numérique, enjeu décisif de ces prochaines années puisque les grands donneurs d’ordres et les pouvoirs publics incitent, voire obligent, leurs fournisseurs à passer à la facturation électronique d’ici 2020 (Ordonnance du 26 juin 2014). Il est donc primordial pour nous de les conseiller, afin que cette transition se fasse progressivement et sans incident » conclut Chrystelle Verlaguet, Directrice Dématérialisation et Editique.