Audouard Syndic expédie jusqu’à 40 000 plis par an

Implanté à Hossegor, Audouard Syndic est mandaté pour assurer la gestion de plus de 130 immeubles dans la partie sud des Landes. Le syndic de copropriété, une activité très réglementée qui doit se conformer à un lourd formalisme, notamment autour de l’organisation de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires. Convocations, PV d’AG, appels de charges : la vie d’une copropriété est rythmée par des envois de courriers massifs avec des délais légaux à respecter. Et cela peut vite représenter une tâche chronophage pour une équipe de six collaborateurs qui administre plus de 6 000 lots, et expédie jusqu’à 40 000 plis chaque année. « L’impression et la mise sous pli pouvaient prendre deux jours pour une importante copropriété » se souvient Jérôme Lassalle. « Tout le monde mettait la main à la pâte mais c’était un fardeau. Du coup, nous n’avions aucune résistance au changement car nous souhaitions réellement pouvoir nous décharger de cette tâche en l’externalisant. »

La gestion du courrier de la copropriété, une logistique fastidieuse

Pour Jérôme Lassalle, la gestion en interne posait quatre problématiques majeures :

  • un coût en termes d’investissement matériel afin de se doter d’un photocopieur performant, en plus d’une machine de mise sous pli et d’une machine à affranchir, sans compter les consommables (enveloppes et liasses de recommandés, ramettes de papier, cartouches d’encre) et la maintenance ;
  • des difficultés logistiques pour tenir les délais, avec le risque de retard en cas d’incident matériel (bourrage papier le plus souvent) qui oblige à trouver des solutions de secours en urgence ;
  • le temps perdu dans des tâches manuelles sans valeur ajoutée pour les collaborateurs, certaines manœuvres ne pouvant être déléguées aux machines comme les convocations aux assemblées générales au format A4 ;
  • la saturation des bureaux de 100 m² en raison de l’espace occupé par le matériel et le stockage des consommables.

Neotouch Syndic, une opportunité d’évolution

Audouard Syndic s’est converti à l’externalisation des envois de courrier il y a une dizaine d’années, via une solution proposée par son ERP de syndic professionnel, SPI Syndic. C’est lorsque ce dernier a inclus la solution Neotouch Syndic à son progiciel que Jérôme Lassalle a fait la démarche de changer de prestataire pour gérer son courrier. « La première rencontre avec le commercial Neopost a été déterminante, le courant est bien passé car il avait un discours très clair sur son produit, et connaissait parfaitement nos process » explique M. Lassalle, qui a franchi le pas pour des raisons très pragmatiques : « J’ai jugé le rapport qualité-coût de Neotouch Syndic plus pertinent par rapport à nos problématiques. Ce qui m’a fait notamment prendre la décision de changer de solution, c’est l’ergonomie et la facilité d’utilisation, suivis par l’assistance et le SAV. Ce sont les points les plus importants à mon sens. »

 

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Un surcroît de lisibilité et de personnalisation

Avec Neotouch Syndic, Jérôme Lassalle s’est rapidement acclimaté à « une interface de suivi plus simple, mais aussi davantage paramétrable ». « Elle a amélioré la traçabilité de nos envois de courriers, et elle nous offre la possibilité d’expédier les courrier le jour même ou dès le lendemain pour bénéficier de tarifs plus attractifs. À l’usage, nous avons très peu eu à faire appel à l’assistance depuis maintenant cinq années que nous avons implémenté Neotouch Syndic dans notre progiciel SPI Syndic. »

Et ces bénéfices liés au changement de solution d’automatisation des courriers se sont additionnés à ceux de l’externalisation pour Audouard Syndic : « Financièrement, c’est un choix parfaitement valable qui nous a permis de réduire drastiquement le coût de l’investissement matériel. Cela nous a aussi et surtout permis de dégager du temps, car toute la logistique autour de la gestion du courrier occupait deux collaborateurs à temps plein sur l’équivalent de trois mois dans l’année. En les libérant de ces tâches, nous avons pu accepter la gestion de nouveaux immeubles, ça a été un levier pour augmenter notre activité. Puis l’externalisation du courrier a libéré de la place dans nos bureaux, limités en surface. Ce fut un gain de confort appréciable pour l’ensemble de l’équipe. Un gigaoctet ne coûte rien à côté d’un mètre carré ! »

Accompagner le syndic de copropriété vers la digitalisation

Convaincu par les atouts de la dématérialisation bien avant que la loi Alur puis la loi Elan n’imposent la transformation digitale aux syndics de copropriété, Jérôme Lassalle est désormais à l’affût de nouvelles solutions qui pourront lui permettre de proposer de nouveaux services numériques. « Le cadre réglementaire tend vers le zéro papier, on va être amené à adresser de plus en plus de courriers directement en ligne. Mais notre objectif, ce serait de pouvoir faire muer l’extranet de la copropriété en réseau social, en un lieu d’échange et d’information entre voisins, afin notamment de faire savoir ce qui est réalisé dans l’immeuble. »