FAQ Recommandé

Recommandé électronique, recommandés papier, externalisation des envois de recommandés, LRE, signature électronique... autant de mots de plus en plus utilisés dans votre environnement de travail mais dont le sens n’est pas toujours clairement défini. A travers cette Foire aux Questions, retrouvez ces notions et comment notre solution en ligne Neotouch Reco peut vous accompagner dans la transition du recommandé papier vers le recommandé électronique.

Le recommandé électronique a-t-il la même valeur légale que le recommandé papier ?

Oui. Les preuves obtenues via la lettre recommandée électronique ont la même valeur juridique devant les tribunaux que les envois recommandés papier. Comme pour les recommandés papier, le recommandé électronique délivre une preuve de dépôt et une preuve d’acceptation. En supplément du recommandé classique, la LRE offre une preuve de téléchargement du document transmis.

A partir de quand la signature électronique est-elle intégrée au document ?

La signature électronique est intégrée automatiquement par Neotouch au moment de la transmission du document au destinataire. Ce procédé sécurise l’envoi électronique de la lettre et garantit l'intégrité du contenu du courrier recommandé.

La signature électronique a-t-elle la même valeur probante que la « signature physique » ?

La signature électronique d’une LRE a pour objectif de garantir l’intégrité du document dans le temps. Ainsi, la signature prouve que le contenu n’a pas été modifié entre le moment où il a été créé par l’expéditeur et le moment où il est consulté par le destinataire.

Le destinataire reçoit en option un code d’authentification par SMS pour télécharger son recommandé. Ce procédé d’authentification garantit la preuve d’acceptation de la LRE. Elle est l’équivalent de la signature physique du courrier recommandé papier.

Comment le document électronique est-il signé par le destinataire ?

Le courrier recommandé est considéré comme signé par le destinataire au moment de l’acceptation de sa réception.

Comment le destinataire reçoit-il le courrier recommandé ?

Votre destinataire reçoit un e-mail de notification avec un lien sécurisé qui le dirige vers une page sécurisée. Cette page l’informe de la réception d’un recommandé électronique mais pas des coordonnées de l’expéditeur. Il a alors la possibilité d’accepter ou de refuser ce recommandé. S’il l’accepte, il reçoit en option un code d’authentification par SMS qu’il saisit sur l’interface web pour pouvoir télécharger le document.

Quelles sont les obligations légales à respecter dans l’envoi de recommandés électroniques ?

Lorsque vous envoyez une Lettre Recommandée Electronique (LRE), l’accord préalable du destinataire est obligatoire pour un particulier, mais n’est pas nécessaire pour un professionnel.
Le destinataire d’une LRE a toujours la possibilité d’accepter ou de refuser ce recommandé électronique dans un délai de 15 jours. L’identité de l’expéditeur n’est pas communiquée au destinataire tant que ce dernier n’a pas accepté le recommandé.

Quels sont les bénéfices de passer à la dématérialisation des recommandés ?

Gain de temps, d’argent et de sécurité. Avec l’envoi de recommandés en ligne, les lettres envoyées sont reçues instantanément et sont suivies en temps réel. Les preuves de dépôt, d’acceptation et de téléchargement possèdent une valeur juridique probante devant les tribunaux. En outre, la lettre recommandée électronique offre un coût unique quel que soit le nombre de pages envoyées entraînant ainsi des économies sur l’affranchissement.

Est-il possible d'envoyer des recommandés papier ou électroniques selon les destinataires ?

Oui, la solution en ligne Neotouch propose des règles automatiques d’envoi des recommandés, en fonction du choix du destinataire : format papier ou électronique.
Dans le cadre des syndics, par exemple, il est possible de télécharger une liste de copropriétaires et de préciser dans cette liste si le destinataire accepte le format papier ou le format électronique. En fonction de cette information, Neotouch transmettra le recommandé dans le format souhaité.

Existe-il une volumétrie minimum pour l’envoi de LRE ?

L’envoi de LRE n’exige pas de volumétrie minimum. La solution s’adapte aussi bien aux TPE qu’aux grandes entreprises avec des besoins ponctuels ou récurrents. Vous payez à la consommation.

Archivage

Combien de temps les recommandés sont-ils archivés ?

Les recommandés envoyés avec Neotouch sont archivés en ligne pour une durée de 3 ans. Cependant, vous pouvez choisir d’étendre cette période d’archivage et de conserver vos documents jusqu’à 11 ans. Ils sont accessibles depuis une interface web disponible 24h/24, 7J/7.

Est-il possible d'intégrer l’archivage sur mon application métier ?

Oui, il est possible de remonter un lien dans votre application métier qui pointe vers le document archivé dans Neotouch. Vous pouvez ainsi accéder directement à l’archive depuis votre application métier.

Suivi

Est-il possible de suivre l’envoi de ses recommandés électroniques et leur bonne réception ?

Oui, vous disposez d’une traçabilité complète de vos envois et de leurs réceptions sur notre portail web client, offrant ainsi un suivi détaillé de vos contenus sensibles.

Comment se présentent les tableaux de bord dans le portail Neotouch?

Les tableaux de bord se composent de compteurs et de graphiques. Ils sont intégralement personnalisables pour chaque utilisateur.

Paramétrages de l’offre

Quelles sont les conditions techniques d’installation de l’offre ?

Très simplement, Neotouch peut s’utiliser comme une imprimante virtuelle. Il vous suffit alors de sélectionner cette imprimante au moment de l’impression et vos documents sont téléchargés sur Neotouch.
Il existe également des solutions avec des développements spécifiques pour connecter notre solution à vos applications métier (règle hébergée).
Entre les deux, vous pouvez décider de télécharger manuellement votre document depuis le portail web client avec Neotouch Manager.

Est-il possible d'interfacer la solution Neotouch avec un applicatif métier?

Oui, nous analysons votre besoin pour vous proposer ensuite des développements spécifiques.

Quelle est la différence entre votre offre et celle de vos concurrents ?

L’offre Neotouch vous accompagne dans la transition du papier vers l’électronique, en s’appuyant sur le savoir-faire d’une marque reconnue dans le traitement du courrier et du document : NEOPOST.
Depuis une interface unique, vous avez accès à une solution multi-canal complète, qui vous permet aussi bien d’envoyer des courriers simples, courriers avec signature électronique, des SMS, fax et emails.
De plus, pour les courriers recommandés, vous avez le choix entre l’envoi de recommandés papier ou électroniques. Peu d’acteur du marché vous propose les 2 choix.
Enfin, l’interface client est entièrement personnalisable selon les tableaux de bord que vous souhaitez voir apparaître.